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Recruter un candidat est aujourd’hui un ensemble d’étapes qui constituent à chaque fois un moment important, voire stratégique pour votre marque employeur. Dans ce sens, votre manière de répondre aux candidatures sera déterminante, à la fois en termes d’image et de qualité de communication, et en termes d’efficacité. Il ne faut donc pas la négliger et peser chacun de vos choix, dans la méthode que vous privilégierez. Selon la majorité des experts que nous avons interrogés, il est recommandé de privilégier la réponse directe par mail, sans redirection.

En clair, favorisez pour le candidat la possibilité de répondre à votre offre d’emploi par un canal central et via une adresse mail directe ; et, pour ce qui vous concerne, pour répondre à cette offre de travail du candidat, préférez également le courrier numérique direct, sans intermédiaire, ou doublonnez-le éventuellement par un courrier postal, mais commencez toujours par un mail. D’autre part, que ce soit pour réceptionner la proposition d’un candidat ou lui répondre, évitez au maximum les redirections, simples ou multiples, vers d’autres interlocuteurs, pour éviter de brouiller les pistes, de multiplier le nombre d’interfaces, d’interlocuteurs et de messagers, et ainsi éviter de prendre le risque d’une mauvaise interprétation de votre réponse employeur par le ou les candidats.

Eviter les redirections

« Il est fondamental de maitriser la chaîne de communication et le process des réponses candidat à employeur / recruteur, et des retours employeur / recruteur à candidat, de bout en bout et dans les moindres détails, sans laisser la possibilité au hasard de venir semer le trouble d’un côté ou de l’autre . Dans l’idéal, centraliser la gestion des candidatures à un interlocuteur unique est à privilégier : une seule personne, chargée de traiter les réponses à une offre d’emploi et d’y apporter un retour. Cela permet au candidat de savoir à qui il doit s’adresser directement et immédiatement, et à vos services RH de rentabiliser la gestion des offres de talents et d’éviter d’en perdre en chemin. Mais évidemment, cela n’est possible que dans les petites structures, quand la masse des réponses ne représente pas plus de quelques dizaines de mails. Dans les plus grandes entreprises, voire les grands groupes ou les multinationales, il faut absolument verrouiller dans les moindres détails le processus de réception et de gestion des candidatures, pour un traitement harmonisé et cohérent, service par service, manager par manager, métier par métier et compétence par compétence ».

Formateur à l’Institut du Recrutement

De fait, si un unique responsable RH dédié aux candidatures n’est pas un mode d’organisation possible dans votre entreprise, il faut vous organiser pour que les mails de candidatures soient alors centralisés en sous-groupes, puis éventuellement en « sous sous-groupes », etc….. De manière, par exemple à ce que chaque manager s’occupe des recrutements dans sa propre équipe, et que ce soit lui qui réponde personnellement par mail à chaque candidature qui le concerne. A l’inverse, en face, le candidat sera orienté dès l’offre d’emploi très précisément et directement vers la bonne personne pour adresser sa candidature.

« Dans tous les cas, il faut que vos offres d’emplois soient rigoureusement bien renseignées, avec en bas de chaque offre le contact direct du manager concerné, car les mails doivent, quelle que soit la configuration, arriver directement dans la boîte mail de celui qui est chargé d’y répondre en personne, sans intermédiaire. Les redirections de mails d’un service à l’autre, d’un manager à l’autre ou d’une filiale à une autre sont catastrophiques car elles favorisent la déperdition de candidatures et multiplient les risques de laisser échapper un candidat intéressant, parce qu’il aura envoyé sa candidature à la mauvaise personne, ou bien parce qu’il aura reçu la mauvaise réponse, ou une réponse mal adaptée faite par le mauvais interlocuteur, ou parce qu’il n’aura pas reçu de réponse du tout, les managers se renvoyant la balle entre eux »

Un consultant Conseil en Ressources Humaines parisien

Relayer au mieux l’offre d’emploi et les réponses des candidats

« La redirection d’un message augmente très franchement le risque de l’égarer. Notamment parce que les boîtes aux lettres dans lesquelles il va arriver ne sont pas toutes consultées régulièrement par leurs propriétaires, ou parce que ces derniers sont en vacances ou en repos hebdomadaire au moment où le mail parvient dans leur boîte, et surtout, dans la majorité des cas, à cause des différents spams et autres filtrages des opérateurs ou des utilisateurs eux-mêmes ».

Un spécialiste de la dépersonnalisation des échanges à l’Observatoire de la Responsabilité Sociétale des Entreprises

« Par ailleurs, on peut avoir un excellent candidat, très intéressant, à fort potentiel, qui ne saura pas forcément mettre les bonnes indications en objet de son mail de candidature. Multiplier les interlocuteurs et les récipiendaires d’une candidature par le biais de la redirection augmente donc aussi le risque d’erreurs d’appréciation : le mail sera supprimé sans même être lu par certains parce que l’objet ne sera pas bien renseigné ; d’autres vont envoyer une réponse type qui ne sera pas personnalisée et fera fuir le candidat… on prend même le risque d’une réponse de refus envoyée mal à propos par la mauvaise personne, alors que le candidat présente un profil hyper intéressant pour un autre service mais que, par le biais de la redirection, son offre de candidature est arrivée au mauvais endroit. Ou encore, vous prenez le risque qu’un de vos manager réponde par la négative, tandis qu’un autre répondra positivement au même candidat : non seulement ce dernier n’y comprendra plus rien, mais il y a de fortes chances qu’il s’en plaigne et génère ainsi un bouche-à-oreille néfaste pour votre marque employeur et l’image de votre entreprise ».

Observatoire des Chasseurs de Tête et du Recrutement

Minimiser le taux de rebond

Le taux de rebond est une donnée fondamentale pour analyser l’efficacité de vos recrutements via internet : c’est, pour faire court, le taux qui désigne le nombre de fois où un candidat va sur le site internet dédié à vos recrutements et ne dépasse pas la page sur laquelle il arrive. Ce qui signifie que plus ce taux est élevé, moins c’est bon. Pour être efficace dans vos recrutements et perdre le moins de candidatures possibles en route, il faut donc que vous soyez infaillibles au niveau de votre site internet dédié. D’où la recommandation de la plupart des experts, de faire appel à un partenaire spécialisé, un site dédié à l’emploi qui saura exactement quoi faire et comment gérer l’arriver des candidatures qui vous sont destinées, à qui les faire suivre, comment les traiter, y répondre si vous le souhaitez, et faire en tout état de cause en sorte que rien ne s’égare en cours de route.

« Ceux que l’on appelle les jobboards savent comment faire pour présenter une page d’accueil attractive, bien compartimentée et transversale en même temps, de manière à faire matcher un maximum d’offres d’emplois et de talents correspondants. Vous êtes sûr, en passant par ce type de prestaire, de ne perdre aucune opportunité de recruter tel ou tel profil recherché, en fonction de tous les critères qui vous semblent incontournables, et des critères prioritaires de vos candidats également. Surtout, pour revenir à ce fameux taux de rebond, vous avez de bien meilleures chances de voir les candidats intéressants pousser la démarche à son terme, ou en tout cas suffisamment loin pour que vous puissiez éventuellement les recontacter et les relancer si d’aventure ils ne finalisaient pas complètement leur candidature. Ces sites dédiés vous permettent justement de vous constituer une sorte d’annuaire des talents, dans lequel vous pourrez aller piocher à nouveau en cas de besoin. Enfin, c’est sans doute le meilleur moyen, aujourd’hui, d’avoir les bons outils pour orienter tout de suite tel ou tel candidat vers le bon interlocuteur RH ou le manager directement chargé de le recruter et, à tout le moins, de lui répondre, le tout de manière entièrement numérique et sécurisée. »

Un professeur de marketing RH à Sciences Po

Le fait de passer par un jobboard, ou en tout cas de vous assurer les services d’une équipe entièrement dédiée au sein d’une unité spécialisée dans les questions du recrutement, si vous préférez rester en interne, vous permet de faire d’une pierre plusieurs coups : bénéficier d’un site internet pro-recrutement compétitif, attractif et bien organisé, pour ne pas disperser les candidatures et être sûr que leur traitement sera efficace et ciblé ; éviter toute panne ou dysfonctionnement de vos pages emploi, ce qui vous ferait perdre du temps, de l’argent, et nuirait à votre image recruteur ; centraliser l’ensemble du processus de recrutement, depuis la publication des offres jusqu’aux entretiens d’embauche ; enfin, avec tous ces bénéfices, vous obtiendrez une amélioration logique de votre marque employeur, donc de votre attractivité auprès des talents potentiels sur le marché du travail.

Plus d’une candidature sur 2 se fait désormais par mail

Le nombre de candidatures par mail a explosé depuis 2015 : près de 60% des postulants passent désormais par ce biais. Avec la crise du coronavirus et la prise de conscience des entreprises françaises que la dématérialisation du travail pouvait être une question de vie ou de mort, on devrait même atteindre les 90% d’ici 2025, selon certaines études prospectives menées depuis le déconfinement auprès des chefs d’entreprise et des recruteurs. Mais la contrepartie de ce constat, c’est que les services RH sont désormais confrontés à un flot de réponses reçues par mail, et doivent donc se réorganiser pour consacrer davantage de temps de travail à ce mode de gestion des candidatures.

« Le bon réflexe, c’est de mettre en place des réponses type adaptées à chaque scénario de recrutement, pour qu’ensuite la personne qui va répondre au candidat n’ait plus qu’à ajouter quelques éléments pour personnaliser son courrier. Si vous passez par un jobboard, il pourra vous fournir des outils pour cela, des modèles types, notamment pour les candidatures que vous ne gardez pas ou que vous mettez de côté pour plus tard, ainsi que des process pour personnaliser les réponses sans perdre trop de temps ni d’énergie pour les candidatures qui vous intéressent le plus. Pour finir, chacun des postulants aura eu le sentiment que vous le preniez en considération, et cela renforcera le bouche-à-oreille positif cette fois, donc la qualité de votre marque employeur ».

Un membre du Club des Managers