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Lorsque nous demandons aux recruteurs quelles sont leurs difficultés au cours du processus de recrutement, les réponses les plus fréquentes sont les suivantes:

• Manque de temps
• Incompréhensions entre les chargés de recrutement et les opérationnels terrain sur les besoins en recrutement
• Candidats trop rares sur le marché, surtout pour les profils spécialisés
• Turn over trop important au sein de l’entreprise et des postes sur lesquels il faut sans cesse retrouver des candidats….

Globalement, un peu le sentiment de Sysiphe et son rocher, à faire rouler péniblement en haut de la montagne avant qu’il n’y redescende, et qu’il faille recommencer !

Pourquoi avez-vous ainsi le sentiment de galérer continuellement dans vos recrutements ? D’y consacrer trop de temps, d’énergie, d’argent, pour des résultats qui ne vous satisfont pas ?

Vous ne pouvez pas vous permettre de rater cette embauche. Vous savez qu’elle représente un enjeu pour votre entreprise, enjeu financier mais aussi productif et stratégique. Vous voulez que cela se passe bien, trouver la perle rare rapidement et miser tout de suite sur le bon candidat. C’est, globalement, le rêve de tous les recruteurs mais il ne suffit pas de le caresser, ce rêve, il faut mettre toutes les chances de votre côté pour l’exaucer ! Et même si vous vous sentez découragé, sceptique, même si vous vous dites que cette mission-là vous pèse et vous semble trop compliquée, il existe en réalité quelques règles simples à appliquer pour retrouver le chemin de la réussite.

Bien définir le candidat à qui vous vous adressez, c’est la première étape pour parvenir à vos objectifs. Une première étape qui se révèle toujours cruciale pour la suite du processus de candidature, et qui est pourtant encore trop souvent négligée, ou traitée beaucoup trop rapidement.

Voici nos conseils pour définir ses objectifs et à qui vous voulez vous adresser en priorité.

Définir ses objectifs et déterminer le ou les profils recherchés

Peut-être tout simplement que si vous n’arrivez pas à recruter, c’est parce que vous n’avez pas suffisamment pris le temps d’analyser votre besoin en matière de recrutement. Pourtant, il est impératif avant d’entamer le processus de recrutement, d’expertiser d’abord ce qu’il vous faut précisément ! Ne pas le faire, cela reviendrait pour un artisan à entamer de gros travaux de démolition sans avoir réalisé un devis ni mandaté de bureau d’études pour analyser les risques et la faisabilité du projet… aberrant non ?! Si vous voulez débusquer sans trop de difficultés votre prochaine recrue, celle qui saura répondre à toutes vos attentes et prendre ses marques rapidement au sein de vos équipes, alors vous devez d’abord réfléchir en amont à la fois à ce que vous voulez lui proposer et au profil qu’elle devra, elle, vous offrir. Cela vous permettra de surcroit d’éviter un recrutement à côté de la plaque.

Afin de mettre en place la méthode de recrutement qui sera la vôtre, le premier principe essentiel à respecter, c’est de considérer calmement et posément le poste que vous voulez faire occuper à votre candidat, dans la perspective où vous l’embauchez. Pas seulement si c’est un poste que vous créez pour lui, mais même (et encore plus) si c’est un poste qui existe déjà dans votre entreprise, qui a été longtemps incarné par une personne particulière au sein de vos équipes, et que vous devez remplacer cette personne parce qu’elle part pour X raison. Plus le poste est associé à un salarié en particulier, avec un passé, peut-être un passif, en tout cas un historique, des habitudes (bonnes ou mauvaises), une routine, un réseau, etc…, plus vous devez impérativement tout remettre à plat avant de le proposer à quelqu’un d’autre. Et c’est valable aussi bien pour un recrutement externe que pour un recrutement interne ! Vous avez le sentiment que c’est une perte de temps parce que vous connaissez ce poste par cœur ? Raison de plus ! Grosse erreur d’appréciation que de penser  que vous pouvez lancer un recrutement sans vous pencher sur le poste, a fortiori s’il n’est pas nouveau pour vous.

Pour bien définir vos objectifs en recrutement, donc le poste que vous allez proposer aux candidats, vous devez vous obliger à faire une liste d’interrogations précises, et à y répondre tout aussi précisément :  prenez un organigramme de l’entreprise, le plus récent possible évidemment avec toutes les dernières mises à jour, et considérez en vous appuyant dessus la place qu’occupera votre nouvelle recrue dans ce graphique. Cela vous obligera à réfléchir à la fois aux gens à qui elle devra rendre des comptes (qui seront ses supérieurs, ses managers, directs et indirects), et aux gens qui devront travailler avec elle, voire pour elle s’il s’agit d’un poste d’encadrement (quels collègues sera-t-elle éventuellement amenée à côtoyer ? Avec qui entrera-t-elle sans doute en compétition pour progresser dans l’entreprise ? Qui sera-t-elle éventuellement chargée d’encadrer elle-même ? etc…).

Réfléchir ainsi, en vous appuyant visuellement sur un schéma organique de l’organisation de votre entreprise et des services / responsabilités de chacun, vous obligera aussi à envisager l’ensemble des missions directes ou connexes de votre future recrue. Par rapport à son propre service / secteur d’activité, mais aussi en transversalité  avec les autres services directement adjacents au sien. Cela vous aidera en outre à réfléchir à la personnalité et aux traits de caractères que vous aimeriez trouver chez ce candidat : le poste pour lequel vous l’envisagez, mais aussi l’équipe dans laquelle vous voulez l’intégrer, et au-delà, la stratégie d’entreprise qu’il devra faire avancer. Tous ces critères pris en compte ensemble et séparément exigent-ils des compétences de sociabilité, d’autorité, de fiabilité, d’audace, de courage, de loyauté, de diplomatie, et ainsi de suite ??? 

Dès lors que vous aurez mis à plat tous ces indicateurs utiles à votre recrutement, trouvez un titre pour ce poste que vous voulez proposer, un « intitulé » qui permettra à tous ceux qui le lisent de savoir immédiatement et précisément la nature de la fonction et des missions qu’elle recouvre. Mais aussi éventuellement la manière dont ce poste est appréhendé par vous, son futur recruteur. Rédigez ensuite une fiche synthétique de tout ce que vous venez de noter, afin de définir (plus seulement pour vous-même mais pour tous les autres) ce poste de la façon la plus efficace possible : faites court, direct, mais aussi précis et complet, soyez rigoureux mais enthousiaste…. Ça y est, vous êtes sur la voie du succès ! Il faut toujours s’octroyer le calme et les délais nécessaires pour bien tout mettre dans la balance et établir un diagnostic objectif, réalisé avec toutes les personnes idoines, en confiance et en transparence.  Plusieurs cerveaux valent mieux qu’un, et même si vous n’êtes pas tous d’accord, trouver un consensus autour du candidat sera le meilleur moyen de trouver LE bon candidat !

Faites participer vos collaborateurs amenés à travailler avec la future recrue

Avez-vous déjà entendu parler de « recrutement collaboratif » ? C’est souvent une excellente solution à la portée de tous les recruteurs qui peinent à trouver de bons candidats pour des postes à pourvoir dans des métiers en tension. Plus qu’une cooptation ou un simple « recrutement participatif », il s’agit véritablement d’impliquer vos équipes dans la recherche de leur futur collègue, depuis la définition de son profil idéal (compétences, savoir-faire, savoir-être, mad skills) jusqu’à l’étape de l’onboarding (insertion de la nouvelle recrue dans son nouvel univers professionnel). En passant par la rédaction de l’offre d’emploi, ou encore la consolidation de votre marque employeur : faites participer vos salariés ! Demandez-leur d’assister avec vous aux réunions destinées à établir la « carte d’identité » de vos candidats personas, incitez-les à poster des témoignages pour vanter (avec sincérité et sur la base du volontariat !) vos mérites d’employeur, ou pour interpeller vos futurs candidats avec bonne humeur, afin de les inciter à les rejoindre !

Le recrutement collaboratif ou, sans être aussi formel, le recrutement dans lequel vous impliquez vos équipes à chaque étape, présente un certain nombre d’atouts qui peuvent sans aucun doute rendre votre processus de recrutement plus efficient. D’abord, il vous permet de gagner en efficacité sur la manière de définir vos objectifs et de cibler vos candidats : vos salariés, et plus particulièrement ceux qui vont être amenés à travailler directement avec votre nouvelle recrue, sont les mieux placés et les mieux au fait des besoins de leur service, et des manques à combler par telle ou telle compétence. Ils savent aussi avec pertinence quel profil leur conviendra le mieux en termes d’esprit d’équipe, de mentalité, de compétences complémentaires.

Ce sont aussi vos équipes qui sont peut-être les plus capables de vous renseigner sur ce profil qu’il leur semble nécessaire de faire venir auprès d’elles. Est-il rare ou courant ? Où le trouver ? Connaissent-elles ce type de profil dans leurs réseaux, ou peuvent-elles activer ces derniers pour faire émerger plus facilement et plus rapidement une candidature adéquate ? Quels termes employer plus spécifiquement pour personnaliser l’annonce et les réponses aux candidatures, et séduire le candidat en parlant le même langage que lui, d’office ? Elles sauront, enfin, vous orienter vers les partenaires spécialistes de l’emploi (agences, jobboards) aptes à vous trouver plus facilement la perle rare. Par exemple, en diffusant vos offres et en communiquant votre marque employeur sur des sites d’emploi spécialisés, réunissant des actifs autour de leurs communautés professionnelles, vous aurez plus de chance d’être visible par les bonnes personnes.

Enfin, vos équipes vous seront précieuses pour préparer l’entretien d’embauche : questions bien orientées, cibles bien définies, compétences et appétences du candidat bien déterminées à l’avance. Elles seront aussi des alliées de poids, si nécessaire, pour trancher et évaluer différents candidats qui vous plaisent et pour lesquels le choix final ne vous semble pas assez évident. Ce sont elles qui auront le feeling pour aller au-delà des points de comparaison purs, et savoir quelle personnalité, quels « soft skills » et quels « mad skills » (savoir-être et traits de personnalité distinctifs) conviendront le mieux au collectif et permettront au candidat de bien s’intégrer. Car, en choisissant leur collaborateur, elles auront envie de l’introniser dans leur cercle beaucoup plus spontanément que pour une nouvelle recrue imposée, ce qui vous garantit le succès de l’onboarding du nouvel embauché, mais aussi une meilleure fidélisation de vos collaborateurs, et un turn-over des effectifs diminué.

Dernier avantage de ce procédé : faire en sorte que vos équipes soient parties prenantes dans vos choix stratégiques. Vous leur donnerez aussi la conscience de leurs responsabilités en tant que membres individuels d’une équipe, et en tant que collectif professionnel, dans le succès global de l’entreprise. Elles formeront sans doute le nouveau venu avec davantage d’engagement si elles ont contribué à le faire venir lui, plutôt qu’un autre ! Dans le même esprit, les managers seront mieux et plus impliqués dans le succès des tâches et des missions confiées au nouveau membre de son équipe, puisqu’ils auront orienté votre choix vers lui et vous seront donc redevables du succès de ce recrutement.

Fixez-vous un budget précis pour ce recrutement et tenez-vous-y !

Pour qu’un recrutement soit réussi, il doit rester rentable : allier l’efficacité sur le plan professionnel, humain, et financier. L’idéal est donc, là aussi, comme pour le profil du candidat persona, de tout mettre à plat en amont du démarrage du process de recrutement. Car l’analyse du budget vous permettra de vous fixer des limites et de calculer combien vous aura coûté votre recrutement dans sa globalité, afin de pouvoir optimiser ce coût la prochaine fois. 

Construire votre budget de recrutement est nécessaire autant que de définir ses objectifs. Que vous recrutiez pour une PME ou un grand groupe, vous devez déterminer deux choses : à la fois le budget alloué à chaque poste à pourvoir (aussi bien pour un renouvellement que pour une création de poste), mais aussi le budget global dispensé à la fonction recrutement dans sa globalité, pour une année donnée (en l’occurrence l’année courante) dans votre entreprise.

N’oubliez rien : listez les frais internes et externes, établissez un tableau comparatif entre l’année passée et l’année présente pour avoir les idées claires sur les dépenses inutiles, donc à supprimer (candidatures mal ciblées donc mal triées et mal rentabilisées, ghosting candidats, turn over trop élevé à diminuer…. Cf. tous nos articles, livres blancs et podcasts « Les Boss de l’Emploi » sur ces sujets !).

Listez également les dépenses qui ont fait défaut et qu’il faut mettre en place d’urgence (partenariat avec un jobboard, communication de votre marque employeur, outils de gestion des candidatures, développement des réseaux sociaux, outils collaboratifs, plans médias et publicité sur vos recrutements….). 

Etablir un plan budgétaire de recrutement vous permettra aussi d’avoir une vision élargie du fonctionnement des différents services dans votre entreprise, et d’optimiser ce fonctionnement : vous verrez plus facilement, en panoramique, quel secteur tourne au ralenti, ou au contraire, si un service subit des cadences trop sévères faute de bras. Vous verrez là où il faut recruter et là où il faut du lest, et du coup aussi, quelle mobilité interne vous pouvez / devez mettre en place, quelles formations vous aurez à envisager pour permettre à vos collaborateurs d’emprunter certaines passerelles de reconversion, etc….

Enfin, cela vous permettra d’être mieux préparé, et plus fort, en cas d’imprévus conjoncturels et / ou structurels, comme viennent d’en vivre énormément d’entreprises de toutes tailles avec la crise du covid. Savoir précisément à un instant T où on en est en termes d’effectifs, d’où on vient et où on va, mais aussi connaître ses différents profils, être connecté avec ses managers et ses salariés, connaître sur le bout des doigts les besoins RH de chaque service = autant d’atouts dans votre manche le jour où tout bascule et où vous devez gérer minute par minute pour maintenir le bateau à flots, avec les moyens du bord et en gardant le cap.