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L’entretien d’embauche collectif est un outil du recrutement qui doit être parfaitement maîtrisé, au risque de voir s’effondrer tout votre processus d’embauche entamé. Pire : si l’expérience candidat est mauvaise, elle ne se limitera pas à un seul candidat, mais à 10 ou 20 d’un coup ce qui représenterait une catastrophe en termes de marque employeur. Un entretien collectif peut présenter énormément d’avantages mais il ne doit pas se transformer en Koh- Lanta… Voici comment l’organiser et le mener au mieux. 

Secret n°1 : bien maîtriser la notion d’entretien collectif

C’est un type d’entretien prisé dans la logistique, le transport ou encore, la grande distribution. Ces entretiens groupés permettent de gagner du temps, et d’avoir une vision globale de tous les candidats à un même poste en comparant immédiatement leurs compétences et leurs qualités, mais aussi leurs lacunes et leurs défauts. Mais il met une pression supplémentaire aux candidats. Dans ce contexte, bien maîtriser l’entretien collectif permet d’éviter quelques pièges….

1. Attention à savoir distinguer le bon candidat auquel le stress fait perdre ses moyens, du moins bon candidat que le stress galvanise…
   
2. Attention d’accorder assez de temps, d’attention et d’écoute à chaque candidat, pour ne pas faire fuir les meilleurs talents qui se sentiraient sous-estimés dans le cas contraire.
   
3. Attention de ne pas recourir à ce type d’entretien à mauvais escient : à privilégier pour les postes en équipes, peu qualifiés, et à compétences requises limitées, car sinon vous ne pourrez pas toutes les évaluer pour chaque candidat ; à éviter pour recruter des cadres et des managers, des postes très pointus ou en tension, ou à haut niveau de rémunération, ou à savoir faire confidentiel, etc…
   
4. Méfiez-vous du « coup de cœur » ou de la « prise en grippe » trop rapide : certains candidats excellents ne sont pas forcément mis en valeur par le groupe, et inversement.

Secret n°2 : bien maîtriser les différents types d’entretien collectif

Vous pouvez choisir de faire passer un entretien d’embauche collectif à plusieurs candidats pour un même poste, ou à plusieurs candidats pour plusieurs postes différents, qui auront éventuellement quelque chose à voir entre eux dans l’entreprise. Travaillez les mises en situation selon l’une ou l’autre de ces typologies, avec des exercices uniques sur un seul métier ou des exercices faisant interagir plusieurs métiers complémentaires. Dans tous les cas, limitez-vous à dix candidats maximum par session, si besoin fonctionnez en « poules » comme au foot. Attention à la discrimination : toujours préserver l’équité entre les candidats.

Secret n°3 : bien maîtriser les étapes de l’entretien collectif

Ne prévoyez pas moins d’une demi-journée par entretien collectif. 

1. Commencez par une session de présentation de l’entreprise à tous les candidats, avec supports visuel et audiovisuels. Votre message doit être dynamique, vivant, rythmé et positif : musique, montage efficace et punchy, témoignages de vos collaborateurs, etc.
   
2. Dans un deuxième temps, prévoyez une présentation détaillée du poste, ou des postes en cas d’entretien d’embauche collectif destiné à pourvoir plusieurs postes à la fois. Ne pas oublier de vous adresser à chaque type de candidat : les hommes et les femmes, les jeunes et les seniors, les francophones et les non francophones, les parisiens comme les provinciaux, les cadres et les non cadres, les métiers manuels et les métiers intellectuels, etc.
   
3. Dans un troisième temps, prévoyez une session d’écoute et de valorisation de chaque candidat. Vous pouvez très bien, en amont, leur demander de préparer une vidéo courte de présentation et un petit flyer que vous aurez pris soin de dupliquer avant le début de l’entretien, afin de pouvoir le distribuer à tout le monde au début de chaque présentation de candidat.
   
4. Enfin, prévoyez des « ateliers » par petits groupe au sein du groupe : vous aurez anticipé un ou plusieurs scénarios que vous soumettrez à chaque équipe, et destinés à tester leur capacité à réfléchir à la fois en collectif et en individuel sur des problématiques inspirées de faits réels dans votre entreprise. Exemple : lancement de produit, réponse à un appel d’offre, demande de budget ou de subventions, problématique particulière pour un très gros client, situation de crise…

Secret n°4 : bien maîtriser l’entretien collectif physique et à distance

Pendant des périodes particulières comme une crise sanitaire ou une grève des transports, vous devez avoir des solutions virtuelles pour mener vos entretiens d’embauche collectifs : le mieux c’est d’investir dans du matériel numérique et audiovisuel de haute qualité, voire dans un studio complet pour les entretiens collectifs à distance. Prévoyez aussi toujours des scénarios bis, adaptés à la contrainte du numérique et de la distance pour mener des ateliers via teams, zoom ou toute autre plateforme. Enregistrez tout, pour pouvoir revoir les sessions tranquillement et avoir la preuve du déroulement des faits et des performances de chacun. En amont, sondez à l’avance vos candidats pour savoir de quel matériel ils disposent et, en cas de besoin, leur faire porter un ordinateur ou une tablette de prêt pour l’entretien collectif, de façon à ce qu’il n’y ait pas de discrimination matérielle entre vos participants.