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Vous avez trouvé le candidat idéal, il arrive le mois prochain. Il vous reste donc 30 jours pour mettre en place une équipe chargée de son processus d’onboarding. Voici 3 conseils clé pour concrétiser tout ça de la façon la plus efficace possible et bien intégrer un collaborateur.

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Désignez les bonnes personnes, ni trop ni trop peu.

En tout, une équipe de 5 personnes semble idéale :

• Une personne chargée de préparer son accueil le premier jour de son arrivée dans l’équipe, de A à Z, qui devra à son tour désigner des référents pour gérer : l’administratif / la découverte des locaux / l’organisation de festivités / les discours / la partie matériel, bureautique, voiture de fonction etc…

• Une personne chargée de contrôler que le processus d’onboarding se passe bien du 2e jour dans l’entreprise jusqu’aux 6 mois dans l’entreprise. C’est le fameux « buddy » de votre nouveau collaborateur.

• Une personne chargée d’évaluer plus spécifiquement la manière dont le nouveau collaborateur se comporte en tant que manager. Attention : elle ne doit pas donner au nouvel arrivant l’impression qu’il est « fliqué », il faut désigner quelqu’un de discret, de subtil et de diplomate, un bon négociateur, un intermédiaire efficace et bienveillant.

• Une personne chargée, au sein de l’équipe de direction, d’intégrer ce nouveau manager à l’équipe des managers : il servira de passerelle entre le nouveau collaborateur et ses pairs dans l’entreprise, pour l’intégrer à l’équipe, favoriser le dialogue, construire des liens, initier la nouvelle recrue à la culture et aux codes de l’entreprises dans son segment de responsabilités, l’aider à maitriser l’organigramme et à appréhender sa propre hiérarchie.

• Enfin, une personne chargée d’une mission de veille sur les possibilités de montée en compétence de la nouvelle recrue : cette personne ne peut pas être en situation de rivalité avec le nouvel arrivant, il faut nécessairement que ce soit quelqu’un qui se situe déjà clairement au-dessus dans la hiérarchie du groupe.

Établir un planning avec un calendrier précis et fonctionnel pour chaque période

Pour bien intégrer un collaborateur, il faut que chacune des personnes référentes désignées ci-dessus ait le même carnet de bord et suive les mêmes étapes du processus d’onboarding. Il vous faut donc établir quelles seront ces étapes, et mettre en place un planning partagé.

C’est aussi une bonne méthode pour laisser le temps au temps, ne pas brusquer le nouvel arrivant en lui laissant des périodes de latence pour digérer les choses apprises, les mettre en pratique et les maîtriser complètement avant de passer à l’étape suivante.

Surtout, ces temporalités établies évitent d’avoir d’un côté un référent qui materne la nouvelle recrue et de l’autre, un référent qui le brusque en voulant aller trop vite, par exemple.

Pour ce qui concerne les calendriers, très concrètement il faut en prévoir 4 (pas plus, après ce n’est plus lisible).

• Un calendrier heure par heure, du premier jour du nouveau collaborateur dans l’entreprise.

• Un calendrier détaillé de ses deux premières semaines dans l’entreprise, avec les points d’étape, les réunions pour échanger, l’emploi du temps précis du salarié et de ses référents, des moments clé réguliers durant lesquels il sera mis en valeur au sein du collectif (repas, sortie, séminaire, stage, etc…), les différents moments de sa formation initiale.

• Un calendrier précis du premier trimestre dans l’entreprise : les premières missions à réaliser, les réunions hebdomadaires et mensuelles, les premiers objectifs et les échéances fondamentales, et un bilan approfondi à l’issu de ce premier trimestre.

• Un calendrier global sur les 6 premiers mois dans l’entreprise avec les rendez-vous importants avec la hiérarchie, les formations complémentaires, un questionnaire d’intégration (le fameux « rapport d’étonnement »), l’entretien de fin de période d’essai et le RDV de conclusion définitive du contrat.

Inventez l’onboarding perpétuel !

Le meilleur moyen de réussir, c’est d’inventer l’onboarding permanent : au-delà du premier semestre d’un nouveau collaborateur, continuez à œuvrer pour qu’il se sente désiré, reconnu, donc heureux au travail, donc efficace et rentable pour vous recruteur. Soignez vos « anciens » autant que vos nouveaux :  pensez à vos équipes déjà en place pour leur proposer une montée en compétence quand vous avez des besoins ; pensez à vos équipes en place depuis longtemps pour témoigner quand vous voulez mettre en avant votre politique de recrutement, de formation, de valorisation des carrières et de promotions internes ; pensez à elles pour brainstormer collectivement quand les événements, la conjoncture, vos propres contraintes d’entreprises, nécessitent d’évoluer et de s’adapter. Cela favorisera leur engagement à votre égard, donc leur loyauté et leur corporatisme ; cela vous permettra de réduire le turn over au sein de vos services grâce à des collaborateurs qui auront envie de s’investir sur le long terme ; et ce faisant, c’est tout le processus de création de valeur dans votre entreprise qui s’en trouvera amélioré, donc votre marque employeur.