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Avec l’accélération du télétravail en France et un peu partout dans le monde, il a fallu réinventer les liens entre les membres d’une même entreprise : c’est ce que l’on appelle le « smart working ». Un immense défi pour les Ressources Humaines, qui se retrouvent à devoir maintenir et entretenir la cohésion du groupe, alors même que chaque protagoniste de ce groupe est dans un endroit différent de tous les autres. Plusieurs études menées ces derniers mois concluent d’ailleurs que le télétravail a une fâcheuse tendance à accentuer la distanciation sociale, pas seulement physique mais aussi professionnelle, confraternelle, communautaire. En conséquence, de plus de salariés se plaignent de se sentir isolés et livrés à eux-mêmes ou, au contraire, « harcelés » par mail ou téléphone sans déconnexion possible. Voici donc nos secrets pour éviter ces dérives, préserver le collectif et bien accueillir les nouveaux embauchés.

Utiliser l’Intelligence Artificielle pour réguler les relations en interne

Jusqu’à présent, l’intelligence artificielle a surtout aidé à favoriser les connexions et la rapidité de transmission de données. Mais avec la normalisation du télétravail, les RH vont devoir s’attacher à remettre du ciment dans les liens de personne à personne et de collaborateur à collaborateur. Paradoxalement, le numérique peut être un formidable outil pour cela. Certains logiciels, certaines technologies permettent de donner à chacun chez soi le sentiment d’être ensemble, d’autres sont en cours de conceptualisation : on vous le dit souvent ici, mais soyez à l’affut, intéressez-vous, allez sur les forums, dans les salons, pour être à la pointe de l’innovation en la matière. L’IA peut aussi vous aider à préserver les droits des salariés (droit à la déconnexion, temps de pause réglementaire entre deux vacations, heures supplémentaires, etc.) tout en vous assurant qu’ils respectent aussi leurs devoirs (temps de travail, confidentialité, productivité, etc.). Renseignez-vous, des outils existent déjà pour cela ! Pour n’en citer que quelques-uns : Hyperlex pour la gestion des contrats, Skello pour le temps de travail, Deskbird pour la productivité, Timmi Office ou Witco pour les plannings partagés, etc….

Attention : dans le droit du travail français, « tout système de contrôle des salariés doit faire l’objet d’une consultation des représentants du personnel ». Vous devez donc avertir avant toute mise en place de ces logiciels et dispositifs les membres de votre Comité Social et Économique (CSE), les syndicats, et in fine, dans une communication interne précise et généralisée, vos équipes dans leur ensemble.

Mettre l’accent sur l’intégration des nouvelles recrues

Et même, en faire une priorité absolue dans les moments de crise. L’onboarding, c’est-à-dire l’accueil de nouveaux embauchés au sein de l’entreprise, est une étape conclusive essentielle d’un processus de recrutement classique. Mais ses enjeux montent encore d’un cran dans les entreprises où le travail et l’embauche se font majoritairement à distance. En effet, l’onboarding va déterminer toute la suite du recrutement et en faire soit un succès, soit un échec. Quand l’onboarding n’est pas soigné, alors il y a un risque important que le nouveau collaborateur ne reste pas au-delà de sa période d’essai et que le recrutement soit une perte de temps, d’argent et d’énergie pour tout le monde. Même (et surtout) à distance, il est vital d’intégrer un nouveau venu à l’entreprise, de lui faire partager les codes, de lui donner à comprendre les rites, les valeurs, de l’attacher au groupe et d’attacher le groupe à lui. Bref, d’en faire un membre du collectif à part entière. C’est déjà une démarche difficile quand on est tous ensemble sur le même lieu de travail, ça l’est infiniment plus encore quand le nouveau collaborateur est seul chez lui en télétravail, et ses collègues également. Mais là aussi, l’IA peut être une ressource précieuse : des logiciels existent pour favoriser l’intégration de vos petits nouveaux : 360learning, l’Onboarding Pack chez Pandacola, l’onboarding 100% digital chez Hoggo, etc.

Partir du principe que plus on est loin les uns des autres, plus fort doit être le ciment…

Après plus de deux ans de télétravail généralisé, une majorité de Français estiment que ce qui leur manque le plus dans la présence physique au bureau, c’est le plaisir des conciliabules autour de la machine à café et des potins à la cantine, des fous rires impromptus en réunion… même les conflits manquent à certains, qui confessent qu’ils y trouvaient une forme d’émulation ! Au-delà du travail pur et de ses nouveaux modes de fonctionnement, l’IA doit donc aussi vous aider à faire en sorte que les cafés, les déjeuners, les pots, les toasts, les discussions informelles soient rendus possibles de manière réaliste, mais à distance… tout reste à inventer en la matière mais des choses commencent à émerger dont on peut s’inspirer. Par exemple dans l’événementiel : ainsi, depuis le confinement, les grandes marques de Haute Couture font leurs défilés en virtuel ; on assiste aussi de plus en plus à des salons en virtuel, à des concerts et même à des événements sportifs : autant de sources d’idées pour les entreprises dans leur volonté de continuer à rassembler leurs équipes et à les fédérer. Plusieurs starts up ont mis au point des plateformes et des logiciels pour vos événements en interne, faciles à prendre en main : adaptés au télétravail, ils vous aident à stimuler votre collectif d’équipe, à faire du teambuilding ou des brainstorming par visio conférence. Klaxoon, Asana, Blindtestyou, Madcityzen pour n’en citer que quelques uns.

Inventer sa digital workplace

On avance petit à petit dans ce domaine, mais le champ des possibles reste immense : à vous de jouer pour mettre en place votre Digital Workplace, c’est-à-dire votre lieu de travail digital. Cela désigne l’ensemble des outils et des technologies de pointe qui vont permettre à vos collaborateurs une organisation du travail collaborative ET à distance. Grâce aux big datas, aux chatbots, à la réalité virtuelle, à la réalité augmentée, aux RPA – automatisation des processus robotisés, mais aussi aux logiciels  SIRH – systèmes d’informations et de gestion des ressources humaines… Et aussi, grâce à des logiciels qui permettent le travail en commun et le partage de documents comme office 365, Slack ou encore Jive. Ne vous contentez pas d’un seul, mais travaillez pour mettre en place la meilleure combinaison possible dans votre entreprise. Les enjeux et les attentes sont immenses en termes de RH, tant au niveau du recrutement que de l’onboarding des nouveaux collaborateurs, ou de la montée en compétences de ces derniers ; mais aussi au niveau de la marque employeur, des RSE, de la communication d’entreprise, etc.

Ne pas forcément vouloir revenir en arrière !

Le travail et le recrutement à distance aujourd’hui signifient pour les employeurs-recruteurs un recours permanent et de plus en plus poussé au numérique. Et ces procédés RH en distanciel sont de plus en plus fréquents, une tendance qui n’est pas prête de ralentir, estime l’Observatoire du Numérique. Et pourquoi, finalement ? Continuez à faire une force de vos handicaps, c’est le meilleur moteur de l’émulation ! Faites partie de ces entreprises qui ont fait des contraintes de la crise le moteur d’un développement technologique novateur en matière de pratique du travail. Soyez à l’affut des nouvelles méthodes de management, de progrès social au travail, de sélection des talents. C’est la clé du renouveau dans les métiers en tension qui souffrent de pénurie de main d’œuvre (le transport, la logistique, la grande distribution, la santé, la production d’énergies, les communications…), parce que c’est la base d’une marque employeur renouvelée, performante et attractive. Mais surtout, communiquez en ce sens auprès de vos collaborateurs pour leur donner le sentiment de vivre quelque chose de passionnant en termes de méthodes et de performances, mais qui ne remet pas forcément en cause leurs droits ou leur bien-être au travail.

L’Opinion Mining, ou encore Sentiment Analysis 

Ce sont des logiciels qui vous aident à reconnaître, par l’analyse de la manière dont un texte a été écrit, le sentiment de la personne au moment où elle l’a rédigé (source : rapport Opinion Mining et Sentiment Analysis aux presses de Sciences Po). A partir de mots, de phrases, d’expressions, de tournures, en décryptant les choix de la syntaxe, du vocabulaire, de l’orthographe, mais aussi les non choix (fautes, lapsus, oublis…), la machine vous aide à détecter si le candidat / collaborateur est réellement motivé, actif ou passif, enthousiaste ou blasé… cela vous permet donc de détecter en amont les risques psycho sociaux liés au travail à distance, par exemple, ou de savoir si l’onboarding d’un candidat tout juste embauché ne se passe pas si bien que ça. Cela peut aussi vous aider à détecter des conflits entre salariés, même à distance, en analysant le ton de leurs échanges, et à intervenir avant que cela dégénère.

Le sourcing autonome

Ce que l’on désigne comme « sourcing autonome », c’est l’utilisation de logiciels dont les algorithmes cherchent, à la manière du Fichier Automatisé des Empreintes Digitales dans la police, les meilleurs points de concordance entre une offre d’emploi et un fichier de candidatures. Car la cohésion de groupe se joue aussi en amont, avant même les recrutements. Objectif :  que les collaborateurs embauchés correspondent idéalement au poste à pourvoir, certes, mais aussi à l’esprit d’équipe, à la culture et à la philosophie de votre entreprise, aux ambitions communes des différents acteurs de votre société, etc. Si vous voulez vous simplifier la vie, passez par des partenaires comme Jobology qui ont les outils pour cela. L’IA va servir de filtre pour un sourcing ultra performant, en proposant un ciblage digital pointu à partir des datas trouvées dans les candidatures, tout en se basant sur les données enregistrées par le recruteur comme critères essentiels : compétences, expériences, mobilité, flexibilité, potentiel d’évolution, zone géographique, prétentions salariales, etc…. mais aussi mentalité dans le collectif, valeurs, qualités humaines, sens de l’humour… L’Opinion Mining et le Sentiment Analysis seront ici extrêmement utiles également. L’intelligence artificielle va même parfois pouvoir trouver le candidat idéal chez un de vos concurrents et vous donner les outils et les mots pour le débaucher le plus efficacement possible ; résultat : du temps de gagné et des « candidats persona » (candidats qui correspondent au mieux à votre idéal) de trouvés. Donc, un recrutement performant et peu couteux mais aussi une marque employeur renforcée, un processus d’onboarding facilité et un turn over limité.

Le bot !

Parmi les outils offerts par l’Intelligence Artificielle au service du recrutement et du management à distance, on trouve même aujourd’hui des robots capables de mener seuls un entretien avec un candidat ou un collaborateur. Certains peuvent y voir une désincarnation des rapports humains. Mais on peut aussi y voir des capacités de « calinothérapie » décuplées, avec pour chaque salarié davantage de ressources pour se confier, se faire aider, parler de ses états d’âme, fut-ce à un robot. Ce dernier jouera ici le rôle de journal intime digital : et finalement, le fait qu’il ne soit « personne », qu’il ne juge pas, peut avoir un effet thérapeutique et libérateur intéressant pour le salarié. Là encore, le robot va combiner Sentiment Analysis et Machine Learning pour décrypter le langage naturel du collaborateur ou du candidat et mener des entretiens parfaitement réalistes. A condition évidemment que l’usage de ce bot soit encadré et qu’aucune récupération de données ne soit faite à l’insu ou sans l’accord du salarié concerné, c’est en matière de prévention des risques psycho sociaux, ou de lutte contre les discriminations et le harcèlement, un outil passionnant à explorer. Veillez donc en tout premier lieu à ce que la personne soit au courant, assurez-vous que cela ne la dérange pas, bref : soyez prudent pour ne pas transformer l’atout du digital en mauvaise expérience candidat ou collaborateur et donc, en mauvaises retombées pour votre marque employeur. Surtout, appuyez-vous sur l’outil pour, derrière, intervenir à bon escient : si le bot détecte un malaise, un sentiment négatif ou carrément un vrai mal de vivre chez le collaborateur, vous devez reprendre les choses en main et agir immédiatement, en tant que RH pour trouver une solution. L’humain doit rester prioritaire.