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Pourquoi planifier ses recrutements ? Parce que, pendant toute la durée d’existence d’une entreprise, l’organisation et l’anticipation sont les clés d’une stratégie efficace ! Et si vous regardez bien autour de vous, sur votre lieu de travail, pendant l’exercice de votre métier, et dans tous les secteurs de votre entreprise, tout est planning : quel que soit le secteur concerné, le service ou les personnes, l’ensemble des activités visent à organiser, anticiper ou planifier pour mieux décider : la gestion, les réunions, les séminaires…

Et pourtant, aussi paradoxal que cela paraisse, les RH sont souvent l’exception qui confirme la règle ! Car les RH ont ceci de particulier que c’est à la fois le secteur qui doit le plus anticiper, gérer, organiser, et celui qui est le plus soumis aux contingences de la maladie, de l’absentéisme, des imprévus qui chamboulent tout comme un conflit, un litige, une démission, un burn out, un départ anticipé, une grossesse ou une maladie, une débauche par la concurrence, etc… Ces paramètres par définition impossibles à anticiper provoquent un turn-over constant et donc, une charge mentale permanente pour les DRH et les RRH. L’ensemble de ces contingences forme une épée de Damoclès inamovible au-dessus de la tête du professionnel des Ressources Humaines qui doit vivre avec…. Un obstacle structurel, pour lui, à une stratégie de planification infaillible des collaborateurs : cet objectif ne peut, par définition, jamais être complètement atteint, ou très rarement. Cela supposerait qu’on ne gère plus des humains mais des robots…

Ceci explique sans doute que, pour le commun des mortels mais aussi hélas pour la plupart des principaux concernés, à savoir les professionnels des RH, les managers et surtout leurs directions et décideurs, la planification des ressources n’est pas considérée comme décisive dans les résultats et les performances de l’entreprise. Or, rien n’est plus faux : même dans les RH on peut s’organiser, prévoir, et gérer avec un maximum de précision. Ehhhh oui ! Et on vous explique comment, pour que vous puissiez ensuite vous-même expliquer au-dessus de vous que oui, votre rôle c’est d’anticiper et de planifier les collaborateurs et les ressources, donc d’augmenter l’efficacité, la productivité et la rentabilité de l’entreprise, DONC d’assurer son développement et sa réussite sur le long terme, ET DONC de participer à la stratégie des prises de décision.

Anticiper les moments clés

Vouloir embaucher de nouveaux candidats / ou faire monter des collaborateurs en compétence, c’est une gageure sans avoir au préalable défini, circonscrit, un plan de recrutement. Pour vous éviter de jouer les 007 au moment de recruter, et de devoir tout improviser sans vous planter, on vous conseille réellement de mettre toutes les chances de votre côté, toutes les bonnes cartes dans votre jeu. Ces cartes, ce sont vos meilleurs atouts : elles vous permettent de savoir exactement où vous allez, ce que vous faites, et pourquoi. Vous avez une carte pour les postes à pourvoir, une cartes pour les rôles à distribuer, une carte pour les briefings à faire, une carte pour le sourcing de candidats, une carte pour les entretiens d’embauche à mener, une carte pour la coordination des offres, etc etc. Sans plan, vous allez vite avoir le tournis et une sale migraine avec tous ces paramètres à prendre en compte. Pour vous sentir davantage maître des opérations, tout en faisant les choses avec moins de tension, moins de pression, moins de stress, nous vous conseillons sincèrement de prendre le temps de mettre au point un plan de recrutement détaillé et planifié. C’est ainsi que, comme le chef d’orchestre lit les partitions de tous ses musiciens en même temps, vous saurez mener vos missions à la baguette et sans fausse note.

Planifier ses recrutements permet d’éviter au maximum d’être pris de cours, de manquer de postes stratégiques à des moments essentiels, mais aussi de bien s’organiser et de réussir au mieux ses campagnes de recrutement en les anticipant, en mettant bien à plat les besoins et en les adaptant à chaque échelon de la hiérarchie (chef d’entreprise, RH, manager). Et même si aucun de ces N+… ne maîtrise jamais complètement et entièrement les paramètres de ses besoins ni leur répartition dans le temps, le fait de ne pas avoir certaines infos ne doit jamais empêcher d’anticiper au maximum la mise en place d’un projet ou la feuille de route pour atteindre des objectifs. Car dans quasiment 100% des cas, vous avez, tous ensemble, les moyens de déterminer à quelques détails infimes près l’ensemble des ressources dont le projet aura besoin pour être réussi et pour se mettre en route facilement. Chacun de ces décideurs doit, à son échelle, élaborer un planning d’anticipation, puis réfléchir à différents scénarios prévisionnels possibles, et mettre en place différents plans pour répondre à ces diverses éventualités. Ensuite, tous autour de la table, chefs d’entreprise, directeurs, RH et managers doivent brainstormer sur la base de ces éléments apportés par chacun, avec des besoins qui sont différents mais qui se complètent. Ce travail individuel puis collectif doit permettre de répondre aux besoins de tous en synergie et donc, offrir la possibilité de parer à un maximum d’éventualité tout en apportant les réponses adaptées aux problématiques de chacun (atteindre un objectif de rentabilité pour l’un, pourvoir un poste stratégique pour l’autre, pouvoir passer à autre chose pour le troisième, décharger les autres membres du service pour le dernier, par exemple).  Attention : il faudra malgré tout faire preuve de souplesse, un calendrier permet de jalonner la route, mais il doit aussi savoir évoluer et s’adapter aux événements et à la manière dont la réalité se déroule concrètement en fonction des impondérables du quotidien : conjoncture externe impossible à anticiper, maladie d’un membre de l’équipe, un autre qui jette l’éponge sur sa mission, un recrutement inadapté et un nouveau candidat plus qualifié à recruter, ou à l’inverse, certaines étapes qui vont plus vite que prévu grâce à la motivation d’un collaborateur ou à l’intervention d’un consultant extérieur qui aura su débloquer les points d’achoppement, etc…

Comment élaborer un plan de recrutement ?

Les étapes d’un plan de recrutement visent d’abord à définir les besoins, pour différentes échelles de temps : sur une année, sur un mois, sur une semaine… C’est ici, d’ailleurs, que la mise en place de KPI va vous aider de manière déterminante : collectez les données se rapportant à vos besoins en recrutements sur l’année écoulée, à la croissance de l’entreprise, au taux de turn over, aux besoins saisonniers, à la conjoncture… et analysez-les en croisant les résultats, pour optimiser votre planification de la façon la plus rationnelle (et donc la plus rentable) possible.

Une fois vos besoins identifiés, pour chaque poste à pourvoir, définissez ensuite les intitulés et la nature du poste (création ou remplacement), mais aussi le type de contrat, la date d’intégration souhaitée, le budget alloué, le nombre de profils à sélectionner pour le poste, l’équipe en charge du recrutement pour chaque poste, les canaux à privilégier en fonction du profil recherché (mobilité interne, cooptation, vivier, jobboards, réseaux sociaux, agences interim…), le processus de recrutement par type de poste, le processus d’onboarding, le département concerné, etc etc. Plus vous serez précis, plus ce sera efficace et facile à planifier ensuite car vous aurez sous la main tous les critères à prendre en compte au moment d’organiser les choses.

Voici les étapes que nous vous conseillons de suivre pour mettre au point vos processus de recrutement et leur planification dans le temps :

1. Repérez les postes non occupés / à pourvoir, les besoins de postes à créer aussi dans votre entreprise. Faites le tour des services, des unités, des départements, des filiales, des succursales…. Cela peut prendre évidemment un certain temps, mais au moins vous aurez ensuite une vision à 360 degrés de la situation et de la manière dont vous souhaitez / devez l’améliorer, la corriger, la développer.
2. Pour chaque poste ainsi identifié, cherchez systématiquement à comprendre ses contours : à quelle vision stratégique correspond-il ? Quels sont les enjeux ? Les manques à pallier, les apports souhaitez, les objectifs visés ? Quelles sont les compétences attendues (savoir, savoir faire, savoir être, mad skills), les marges de négociation, etc…. C’est un travail à mener en interrogeant aussi évidemment les futurs collaborateurs (collègues et managers) de la future recrue.
3. Fixer le montant de l’enveloppe allouée à chaque recrutement : nous ne saurions que trop vous conseiller nos articles de blogs et épisodes de podcasts Les Boss de l’Emploi (49 à 52) pour bien comprendre comment calculer le coût d’un recrutement, puis comment établir ses priorités et arbitrer ses choix.
4. L’étape suivante est une étape clé : il s’agit du sourcing. Vous devez prendre le temps de soigner cette étape, et là aussi, il existe des KPI qui vont vous permettre très facilement de déterminer les meilleures sources d’approvisionnement en candidats pour votre entreprise, en fonction notamment des résultats passés : quels réseaux, quels canaux, quelles plateformes, via quels partenaires / prestataires, en interne ou en externe, etc…
5. Logiquement, c’est ici que vous allez planifier les processus de recrutement en fonction des postes à pourvoir : premier contact téléphonique, mailing, prise de rendez-vous, entretien d’embauche, éventuellement tests à l’embauche…
6. Identifier à quel moment il serait le plus opportun pour vous de commencer à faire travailler la nouvelle recrue, donc à quel moment en amont de ce début de contrat vous allez devoir prévoir les rendez-vous de finalisation de contrat (négociations, signature).
7. N’oubliez pas, enfin, de planifier l’accueil et l’intégration progressive de votre nouvelle recrue (cf notre livre blanc Le guide de l’onboarding).

Chacune de ces étapes peut bien sûr être décomposée en sous-étapes, si vous êtes pointilleux et que vous souhaitez que rien ne soit laissé au hasard ; mais à minima, ce sont ici les 7 marches indispensables à gravir entre le début et la fin d’un processus de recrutement bien planifié. La mise en place de votre planification  pour le recrutement suppose l’élaboration d’un plan de bataille axé sur ces étapes clés pour progresser dans l’efficacité et la rentabilité de vos recrutements.

Ne pas se reposer sur ses lauriers pour planifier durablement ses recrutements

Vous devez d’abord mener le processus initial détaillé dans le paragraphe précédent, c’est-à-dire les 7 étapes de base qui vont driver votre planification.  Mais ne vous arrêtez pas là ! Car même une fois que vous avez élaboré votre plan de recrutement, qu’il est prêt, bien défini, bien organisé, vous ne devez jamais vous encrouter dans un schéma qui ne bougerait plus d’un iota ! A chaque nouvelle campagne de recrutement, on ne vous dit pas de tout recommencer à zéro, mais en tout cas, vous devez adapter votre trame aux évolutions de votre entreprise et de ses ressources en termes de moyens humains, mais aussi financiers. Considérez toujours votre process de planification comme quelque chose de flexible, d’adaptable, pour éviter qu’il ne devienne rapidement caduc. Donc : mettez à jour les datas au fur et à mesure, continuez de collecter des données et de les analyser régulièrement, notez tout ce qui bouge, tout ce qui change, tout ce qui est obsolète, et modifiez votre stratégie de planification de vos recrutements en conséquence.

Mettez en place les équipes dédiées au recrutement

C’est une mission difficile, en réalité, que de trouver la composition idéale qui fera de votre équipe de recruteurs la meilleure et la plus efficace qui soit pour votre configuration d’entreprise. Comment parvenir à ce carré magique, à cette structure idéale ? C’est une question que nombre de recruteurs et de décideurs dans le recrutement se posent aujourd’hui.

Est-il, par exemple, préférable de laisser les mêmes collaborateurs superviser l’intégralité du process ? Ou au contraire, de construire des groupes de travail dédiés à chacun des sept points clés évoqués au paragraphe précédent ? Vaut-il mieux demander aux collaborateurs de se spécialiser, qui dans le sourcing, qui dans le rédactionnel, qui dans le phoning et le mailing, qui dans l’entretien d’embauche ? Ou rassurer les candidats et s’assurer d’une maîtrise de leur parcours et de leur expérience tout au long du cheminement, grâce à la limitation des intermédiaires et à la création de liens de plus en plus étroits avec des interlocuteurs peu nombreux et donc bien identifiés ?

En réalité, l’expérience de nos clients, chez Jobology, nous a enseigné qu’il n’y a pas de recette magique ni de « team de l’ultime » qui permettrait de gérer magnifiquement et sans le moindre grain de sable dans les rouages, toutes les campagnes de recrutement du monde. Néanmoins, il existe quelques modèles référents qui sont réellement efficaces, à condition de toujours les considérer avec nuance et souplesse et de s’y référer sans les transformer en carcans, tout en ayant suffisamment de rigueur pour y rester fidèle malgré les aménagements qu’on peut y apporter.

Ces modèles d’équipes de recrutement varient évidemment en fonction de la problématique que vous avez à gérer à un moment M dans votre entreprise. Vous pouvez même utiliser deux modèles d’équipes de recrutement différents, pour deux campagnes de recrutement simultanées, parce que chacun des deux services concernés n’a pas les mêmes besoins ni les mêmes enjeux que l’autre. Avant même de mettre en place votre équipe, vous déduisez donc de ce constat que la priorité , c’est de comprendre la problématique qui s’impose à vous. Mettez bien noir sur blanc, comme on l’a vu plus haut, la définition de vos besoins et ensuite, vous composerez vos équipes de recrutement en fonction de deux critères essentiels : le volume de candidats à traiter et l’attraction que suscite votre marque employeur.

Le volume de candidats à traiter

Évidemment, vous n’allez pas mettre en place la même équipe de recrutement selon que vous avez 3000 personnes à recruter d’un coup, ou 3 seulement ! Ni, d’ailleurs, selon que vous voulez recruter essentiellement des compétences basiques, qu’il est facile pour tout un chacun dans votre équipe d’évaluer, ou à l’inverse des compétences rares, pointues et recherchées, qui supposent que le recruteur aura a minima le même background que le recruté pour pouvoir le jauger et le juger. Ce volume de candidats suppose, s’il est important, une logistique autrement élaborée que pour quelques candidats. Donc, en début de process, une répartition des tâches qui va permettre un écrémage le plus efficace et le plus rapide possible. Vous devrez alors composer votre équipe de recruteurs selon un procédé chronologique : au début de l’entonnoir, le maximum de monde, et des collaborateurs capables de discerner très rapidement qui fait l’affaire pour la suite et qui ne la fait pas. Puis, à mesure que le process avance et que l’entonnoir se rétrécit, des recruteurs de plus en plus pointus sur les compétences et les exigences à mesurer. Cela veut dire que votre planification suivra cette méthode : ne planifiez pas les étapes finales d’une campagne de recrutement à un moment, par exemple, où tout le monde part en vacances ! Anticipez les forces en présence en fonction de vos besoins dans le processus de recrutement.

L’attractivité de votre marque employeur

Si elle est forte, vous n’aurez pas besoin de mettre en place la même équipe que si elle est faible et que vous peinez à attirer les candidats. Dans ce deuxième cas, veillez à mettre en place en début d’entonnoir des équipes de collaborateurs qui sachent vendre votre entreprise, qui soient de véritables professionnels de l’inbound marketing, qui soient en capacité d’aller chercher (sourcing), de séduire et de convaincre les meilleurs talents, malgré votre faible rayonnement en tant que recruteur. A l’inverse, si votre marque employeur est forte, vous allez peut-être être confronté au problème suivant : une trop grande abondance de candidatures spontanées. Et dans ce cas là, vous devrez composer votre équipe de recrutement pour pouvoir faire face à ces afflux d’offres de candidatures, et les trier efficacement. Plutôt que des spécialistes du sourcing, il vous faudra alors plutôt déployer des spécialistes de l’évaluation des compétences.

Vous l’aurez compris, la gestion de planning ne peut pas se contenter d’une liste des postes à pourvoir et de collaborateurs à disposition pour mener le recrutement. Pour planifier efficacement le recrutement, vous devez également analyser, évaluer les savoirs (faire, être) de vos équipes de recruteurs, avoir les idées très claires de ce dont ils sont capables (et de ce dont ils ne sont pas capables), mais aussi mesurer leurs capacités à représenter l’entreprise et sa marque employeur (représentent-ils suffisamment bien vos valeurs ? Votre philosophie ? Vos engagements ? Votre politique ? Votre stratégie pour les mois, les années qui viennent ?). Ils doivent enfin être incollables sur l’entreprise, sa situation économique, le marché dans lequel elle évolue, ses objectifs de développement… C’est réellement crucial, et grâce à cet effort d’objectivation et d’analyse, vous profiterez d’un panorama complet des besoins de votre entreprise, des ressources humaines déjà en place, et des axes d’amélioration à envisager. La répartition des forces vives n’en sera que plus efficace et maîtrisée.

Un maître mot : officialiser. En mettant son plan de ressources humaines sur papier, on évite les tergiversations, les gestions approximatives et on incite au respect de celui-ci : le management par la transparence.

Conclusion : simplifier le processus de planification, c’est possible !

Finalement dans la planification, le plus dur c’est de se tenir au planning prévu ! C’est la raison pour laquelle vous devez toujours le construire en gardant en tête qu’il doit être réalisable et donc, réaliste. Prenez le temps de bien réfléchir à chaque période clé, à la manière dont vous construisez chaque étape, dont vous allez ensuite concrétiser les ambitions, et les réaliser pleinement ainsi que tous vos collaborateurs. Mettez en exergue des dates clés, les moments où les enjeux sont importants, les tournants, les charnières, les dead line à respecter, indiquez quand des missions se superposent ou se croisent. Cela doit être lisible et intelligible par tous. L’idéal étant, malgré tout, de vous garder des pérides « soupapes » qui vous permettront, le cas échéant, de rattraper un léger retard ou de souffler après une période particulièrement intense. Rigueur, précision, ambition, mais aussi souplesse, empathie et pragmatisme. Car vous n’aurez rien à gagner à planifier des campagnes de façon trop stricte, jusqu’à ce que les gens étouffent ou burnoutent ! Soyez exigeant, mais bienveillant.

Planifier un recrutement en particulier – et les ressources humaines d’une entreprise en général – représente une tâche immense, fatigante, stressante et souvent ingrate car mal reconnue à sa juste valeur.  Pour alléger un peu l’ampleur de la charge, n’hésitez pas à vous équiper d’outils (IA, automatisation, logiciels de gestion, applis de planning, outils de synthèse graphique, etc). Mais aussi, des outils partagés dans un cloud bien organisé, pour permettre à chaque collaborateur une visibilité et une compréhension immédiates (en temps réel), simultanées et limpides. Numériser et automatiser vos processus grâce à l’IA pourra vous aider à performer et à vous simplifier la vie, quand vous planifierez vos recrutements.

Jobology vous accompagne dans la planification de vos besoins en postes à pourvoir annuels.