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Les ressources humaines sont une composante cruciale de toute entreprise, et vos équipes RH travaillent dur pour trouver les meilleurs talents, les former et les fidéliser, afin de permettre la croissance de votre entreprise. Cependant, le recrutement est un travail d’équipe, et chacun, chefs d’entreprises, DRH, équipes RH et managers, doit travailler main dans la main pour permettre la constitution des équipes qui construiront avec vous l’avenir de votre société. Pour autant, ce n’est pas toujours le cas dans certaines entreprises, et souvent les équipes RH se sentent sous pression voire pointées du doigt lorsqu’il s’agit du recrutement. Nous avons récolté pour vous les 5 phrases que les RH ne veulent plus entendre, qui reflètent souvent des problématiques d’organisation et de stratégie de recrutement, et qui impactent négativement la croissance des entreprises.

« Je n’ai pas le temps de faire un entretien, donnez-moi juste les CV des meilleurs candidats. »

Cette phrase signifie tout simplement que le manager qui la prononce n’a pas conscience de l’importance du recrutement et laisse toute la charge du processus au DRH ou au RRH, sans vouloir s’impliquer beaucoup, quitte même à négliger l’étape cruciale qu’est celle des entretiens d’embauche. Or, l’époque où le RRH était l’unique décisionnaire au long du process de recrutement a vécu ! Désormais, le maître mot, l’atout clé pour embaucher, c’est la collaboration entre tous les acteurs de l’entreprise concernés par un recrutement, et ce, pour chaque recrutement. Cela signifie qu’à tous les échelons, toutes les strates de l’entreprise, du futur collègue à la direction de groupe, il faut s’impliquer dans ce processus trop souvent négligé… et négligé à tort alors qu’il est le secret d’un développement stratégique, financier, économique, culturel, social…. réussi. En clair, vous recruteur, vous décideur, vous devez ouvrir les yeux sur l’importance de ce recrutement collaboratif dans votre structure, et mettre toutes les chances de votre côté (donc tous les moyens nécessaires à disposition de votre responsable des Ressources Humaines) pour que ce travail de groupe puisse se mettre en place, se développer, et se solder par des succès. Cela suppose que vous allez demander à tous, et en particulier aux managers, de s’impliquer davantage et de s’intéresser réellement au processus d’embauche dans son intégralité.  

Il est en effet absolument essentiel aujourd’hui que vos managers donnent d’eux-mêmes dans ce processus de recrutement. Il n’est plus possible de raisonner autrement sous peine de foncer dans le mur. D’ailleurs, aujourd’hui, de plus en plus d’entreprises demandent à leurs managers d’être en première ligne lors des campagnes de recrutement de nouveaux talents. Et quoi de plus logique, finalement ? Puisqu’à tout bien y réfléchir, les managers sont les principaux concernés par ces nouvelles recrues, ce sont eux qui vont les encadrer, ce sont donc eux qui savent le mieux de quoi ils ont besoin dans leur propre service, pour compléter des équipes qu’ils connaissent par cœur avec leurs défauts, leurs qualités, leurs compétences et leurs lacunes, leurs atouts et leurs attentes. Hormis le constat objectif que les managers sont ceux qui savent le mieux quels sont les enjeux et les caractéristiques du poste à pourvoir, il est aussi essentiel de les impliquer et de les intéresser au processus de recrutement pour plusieurs autres raisons d’intérêt général pour toute l’entreprise :

• Ils savent mieux ce qu’ils veulent, donc ils sauront mieux filtrer, sélectionner, et au final la marge d’erreur sera diminuée sur les recrutements. Donc, le taux de ghosting, d’échec et le turn over. Donc l’efficacité et la rentabilité des postes pourvus sera forcément accrue.

• D’autre part, des managers impliqués, ce sont des managers qui permettent une meilleure expérience candidat : ils sauront mieux diriger les entretiens par exemple, en fonction du candidat persona qu’ils auront aidé à définir en amont. Le candidat qui se retrouvera face à eux aura le sentiment d’être écouté, entendu, compris, d’avoir affaire à quelqu’un qui connaît la valeur de ses compétences et la technicité de ses savoirs-faires. Il aura l’impression qu’on l’a confié à quelqu’un de son propre univers, de son propre monde professionnel, quelqu’un qui partage les mêmes valeurs et les mêmes centres d’intérêt. Tout ceci renforcera considérablement votre marque employeur, donc votre attractivité auprès des candidats de talent.

• Le recrutement collaboratif permet une synergie bénéfique pour le collectif des cadres et des managers. Se retrouver ensemble dans des réunions de préparation de campagnes de recrutement, définir ensemble leurs besoins et leurs candidats persona, en complémentarité les uns avec les autres, tous autour de la table, participer ensemble à des équipes de sourcing ou des jurys de sélection des candidats, tout cela va créer une émulation et un renforcement des liens entre vos managers qui sera vertueux. Et même si cela suscite des oppositions, tant qu’elles sont gérées pacifiquement et sereinement, elles seront plutôt constructives et permettront à tous d’avancer. Car parfois, des conflits naissent de nouvelles idées de solutions.

• Un manager impliqué, cela signifie aussi que le processus d’onboarding de vos candidats sera meilleur, plus épanouissant pour lui, plus rentable pour vous car vous fidéliserez rapidement votre nouvelle recrue, et vous la mettrez au travail plus vite. Son manager la connaîtra déjà au moment de son arrivée dans le service, saura mieux la présenter à ses collaborateurs, aura eu le temps de bien cerner ses attentes, ses envies et ses besoins, donc de faire le nécessaire pour répondre à ces demandes en amont de son arrivée et de bien préparer son nouvel espace de travail et ses nouvelles conditions de travail.

• Enfin, tout cela est aussi gratifiant pour le manager lui-même, que ces nouvelles responsabilités et la confiance que vous allez lui accorder dans le processus de recrutement vont remotiver. Encore faut-il d’abord bien lui expliquer l’importance de cette implication de sa part à vos yeux et dans la stratégie d’entreprise. Car sans cette pédagogie et cette prise de conscience, vos RRH seront encore longtemps seuls et abandonnés avec des managers qui leurs parlent d’expédier ou de zapper les entretiens d’embauche !

Comment mieux impliquer vos managers dans votre stratégie de recrutement

Pour réussir cet exercice de pédagogie avec vos managers et leur ouvrir les yeux sur la nécessité de participer activement au processus de recrutement dans votre entreprise, voici quelques conseils essentiels :  

Prenez le temps de préparer le recrutement avec vos managers

Ne les stressez pas au dernier moment, ne leur mettez pas une pression dingue, vous les dégoutteriez de l’exercice. A l’inverse, prévoyez des brainstormings, des réunions bien en amont, pour faire avec eux le tour de leurs besoins qualitatifs et quantitatifs en candidats, et les associer immédiatement et entièrement dès le début du processus de recrutement. Une organisation collaborative réussie du recrutement de concert avec vos managers suppose essentiellement de définir un candidat (ou des candidats) persona et de bien circonscrire le poste, donc les compétences recherchées pour le pourvoir. Associez vos managers aux questions essentielles : quels savoirs (faire, être) recherche-t-il ? Quels éventuels « madskills » ? Quels objectifs aimerait-il que le poste une fois pourvu lui permette d’attendre dans (et pour) son service ? Est-il prêt à faire des concessions et si oui, lesquelles ? Et sur quels points ne veut-il pas transiger ? Quels indicateurs clés de performance (KPI) pouvez-vous examiner ensemble pour réfléchir à la meilleure stratégie de recrutement à mettre en place en fonction des constats que fous ferez (toujours ensemble) ? Etc… Vous pouvez aussi, à ce stade de la planification, mettre en place des modèles types d’entretiens ou de tests à l’embauche, ou encore instaurer des critères d’évaluation que vous synthétiserez dans un document de travail commun à tous les acteurs du recrutement.

Associez vos managers à la rédaction de l’offre d’emploi  

Ou, a minima, faites-leur valider le texte une fois qu’il est prêt. Il saura pointer du doigt les éléments superflus et ceux qui manquent, inverser éventuellement l’ordre de présentation de certains critères – ou avantages proposés au candidat.

Associez le manager à la communication

Par exemple en lui demandant de réaliser pour votre site carrière une petite vidéo témoignage pour les futurs candidats, qui leur présente le service, les futurs collègues, ou encore qui décrive avec un peu plus de chair les critères demandés pour le poste. Cela fera d’une pierre deux coups : séduire vos candidats dans le plus pur esprit de l’inbound marketing, et valoriser vos managers dans leur fonction et aux yeux du public interne / voire externe de votre entreprise.  Vous en ferez l’un de vos meilleurs ambassadeurs quant aux valeurs de votre entreprise, tout en le fidélisant en tant de bon manager et reconnu comme tel.

Associez vos managers au sourcing de vos candidats

C’est souvent une tâche réservée aux recruteurs, et on se demande bien pourquoi ! Demandez-leur d’abord tout simplement s’ils ne connaissent pas eux-mêmes le candidat idéal pour le poste que vous cherchez à pourvoir. S’il se trouve qu’ils ont dans leur environnement proche quelqu’un qui, par la suite, se révélera être le candidat parfait – et donc la recrue parfaite -, là aussi cela le valorisera comme « pourvoyeur de talents » pour son entreprise. La cooptation est aussi un bon moyen de fidéliser vos collaborateurs et en particulier vos meilleurs managers, car plus on travaille en confiance avec des gens dont on se sent proche, plus on est efficace et plus en a envie de rester longtemps dans sa boîte. En associant vos managers au sourcing des talents et des candidats, vous valoriserez leur réseau et votre marque employeur en même temps.

Associez vos managers à votre processus de recrutement

Pour tout ce qui constitue les étapes de l’évaluation des candidats :  mettez en place un espace de travail numérique partagé, un cloud dans lequel vous entrerez les CV, les fiches d’évaluation, les synthèses d’entretien et de tests à l’embauche, etc… Utilisez un logiciel de recrutement global et collaboratif qui permet d’impliquer facilement toutes les parties prenantes. Faites en sorte que chacun puisse lire, annoter, amender, commenter, partager ces documents, les managers avec vous et vous avec les managers, dans une interaction permanente et vertueuse ; c’est la clé du recrutement collaboratif. Demandez aussi à vos managers des comptes-rendus sur les candidats lorsqu’ils ont participé à leur sélection, organisez des réunions physiques pour débriefer aux différentes étapes du process de recrutement.

Associez vos managers à vos décisions sur le recrutement des candidats

Les faire participer à ce moment décisif du recrutement, c’est les valoriser en tant que décideurs dans le processus, du début jusqu’à la fin. C’est aussi vous obliger à des discussions sur les pours et les contres de chaque candidat, donc vous contraindre à prendre le temps suffisant de mesurer et de peser votre décision finale, sans vous précipiter. Ou, à l’inverse, si vous avez du mal à choisir entre deux ou trois finalistes de votre sélection, les managers sont les bonnes personnes pour vous aider, en vous donnant leur avis éclairé et en vous remettant les yeux en face des trous ! Et puis rappelez-vous aussi qu’en associant le futur manager de votre nouvelle recrue au processus de choix, vous augmentez d’ores et déjà les chances d’un onboarding réussi : on accueille et on intègre toujours mieux quelqu’un que l’on a contribué à choisir, plutôt que quelqu’un qui nous est imposé. C’est humain !

Misez tout sur le manager pour l’onboarding de vos nouvelles recrues 

Cette intégration sera fondamentale pour l’épanouissement de votre nouveau collaborateur et donc, son efficacité au travail et son envie de rester après sa période d’essai. Et là encore, cela valorisera votre manager en tant que bon manager, soucieux du bien-être de son équipe et de la bonne ambiance de son service.

« On n’a pas le budget »

Ça, c’est la phrase que vous répondez à votre RRH lorsqu’il ou elle vous demande une rallonge pour pouvoir mettre en place de nouveaux outils ou de nouveaux process de recrutements plus efficaces ! Cela signifie que vous n’avez pas compris une chose : si votre RRH vous demande ça, c’est pour apporter des solutions à des problématiques qui vous concernent au premier chef. C’est que vous n’avez pas compris que vous, décideur, chef d’entreprise, devez absolument prendre le recrutement au sérieux et lui accorder autant de considération (et donc de moyens, financiers, humains, matériels et immatériels) qu’à un service comme le juridique, la finance ou la relation client. Le recrutement doit et les ressources humaines doivent être au cœur des préoccupations de l’entreprise au même titre que les relations publiques ou le marketing.  Un bon recrutement et une bonne gestion des RH permettra une bonne croissance de l’entreprise et des collaborateurs épanouis.

Une politique d’embauche précise, carrée, adaptée exactement aux besoins de votre entreprise, va en effet avoir des conséquences positives rapides, directes et spectaculaires sur le résultat de votre entreprise.  D’abord, parce que des collaborateurs bien sourcés, bien sélectionnés, bien recrutés seront des collaborateurs efficaces, loyaux, fidèles au poste, assidus, de bons ambassadeurs de votre marque employeur, donc des collaborateurs rentables et de merveilleux apporteurs d’affaires. Ensuite, parce que le fait d’améliorer et de booster votre processus d’embauche va aussi vous permettre d’arrêter de perdre (du temps, de l’argent, de l’énergie) dans des usines à gaz, des procédés inefficaces ou avec des collaborateurs démotivés, absentéistes et mauvais ambassadeurs de votre marque employeur. Donc : vous cesserez de perdre sur de nombreux tableaux. Et dans le même temps vous gagnerez. Ce qui, si on compte bien, représente un double bénéfice pour vous, pour l’entreprise, pour tout le monde.

D’après les dernières enquêtes menées par la Direction de l’Animation, de la Recherche et des Statistiques (DARES), plus d’un recrutement sur 10 en France se termine par un raté : le collaborateur ghoste son premier jour dans l’entreprise, ou démissionne avant sa période d’essai, ou ne signe pas à l’issu de sa période d’essai, ou finit en arrêt maladie au bout de moins d’un an de travail dans l’entreprise, ou démissionne au bout de quelques mois… Bref : un recrutement raté vous coûte immensément plus cher qu’un nouvel outil de gestion des plannings pour votre RRH. On vous suggère d’ailleurs d’écouter à ce sujet, notre podcast Les Boss de l’Emploi et notre émission Mode d’emploi épisodes 49, 50 et 51 : vous verrez à quel point un mauvais recrutement peut plomber votre trésorerie ! Non seulement parce que la mauvaise recrue vous fait perdre de l’argent en ne remplissant pas la mission espérée, mais en plus parce que vous devez combler ses lacunes en faisant travailler quelqu’un d’autre à sa place à vos frais, tout payant la mauvaise recrue à ne rien faire, tout en finançant une nouvelle campagne de recrutement pour le même poste ! Investir dans vos recrutements, et donc allouer un vrai budget pour ce faire à vos RRH, c’est à la fois réduire votre marge d’erreur sur les embauches et fiabiliser vos procédés pour que cela n’arrive plus, ou en tout cas de moins en moins.  

« Il me faut absolument quelqu’un pour lundi »

Ça, c’est la phrase que votre manager dit le vendredi soir à votre RRH. La preuve ultime que quelque chose ne tourne pas rond dans votre politique de recrutement ! Car si tout roulait, votre manager n’aurait jamais besoin d’imposer ce coup de stress atroce à votre responsable des Ressources Humaines au moment où elle s’apprête à partir en week-end. Si tout roulait, votre manager comme votre RRH auraient un vivier de ressources disponibles pour les aléas de dernière minute. Si tout roulait, votre manager et votre RRH auraient mis en place un planning d’astreinte, ou un fichier de personnels intérimaires mobilisables à tout moment. Oui, seulement pour cela, il faut leur donner les moyens de mettre en place ce genre de dispositif « plan B, C ou D ». Mais aussi et surtout leur donner le temps de le faire. Car si vous ne le saviez pas déjà, bien recruter, mettre en place les bons process, avec les bonnes personnes, charter les situations de dernières minutes, prévoir l’imprévisible, c’est possible en ressources humaines, mais ça s’organise et ça se planifie. Bien recruter prend du temps. Il faut idéalement permettre à vos RRH de prévoir et de planifier les recrutements dans la mesure du possible pour l’année. Cela évitera à tout le monde d’être pris de court, et cela évitera aussi ces atroces situations de stress pour les managers et les RRH, qui burnouteront moins souvent si vous comprenez cela !

« Il faut faire du volume »

Ça, c’est ce que vous dites à votre RRH quand vous avez le sentiment qu’il ou elle ne draine pas suffisamment de candidatures pour nourrir votre vivier de nouvelles recrues. Parce que vous pensez que recevoir une grosse quantité de CV est un gage de qualité. Parce que vous n’avez pas compris que c’est tout le contraire, et que cela fera perdre du temps à la ou au RRH qui devra trier les CV, organiser et faire passer les entretiens… Il faut privilégier la qualité à la quantité. Regardez vos KPI pour en avoir le cœur net : si le nombre de candidatures qui passent par votre RRH est faible, mais que le taux de conversion est élevé, c’est que c’est elle qui a raison !

Recevoir pléthore de candidatures ne sert à rien, si les candidats qui sont derrière ne sont pas les bons, qu’ils ne correspondent pas à vos candidats persona et ne servent finalement qu’à embouteiller les boîtes mails, téléphoniques et les agendas de rendez-vous de vos RRH, sans que cela ne débouche sur rien de constructif. Au contraire, même : vous vous tirez une balle dans le pied, parce que les candidats eux même n’aiment pas avoir le sentiment que ça bouchonne à l’entrée et qu’ils sont un parmi des centaines, sans que vous ne leur donniez ni l’impression de sortir du lot, ni l’envie de poursuivre avec vous. C’est le pire cadeau empoisonné que vous pouvez faire à votre marque employeur.

A l’inverse, en valorisant les compétences de quelques candidats de talent, plutôt qu’un grand nombre de candidats médiocres, vous pouvez entrer dans un cercle « gagnant gagnant » car vous allez même séduire et attirer par cette démarche qualitative des candidats venus d’autres univers que le vôtre, et aptes à occuper le poste à pourvoir parfois mieux que leurs prédécesseurs.

« Je ne le sens pas »

Ça, c’est la phrase couperet d’un manager à votre RRH alors que vous venez de dire à un candidat qu’il est retenu pour le poste, après plusieurs semaines voire des mois de processus d’embauche. Notre conseil pour éviter le pétage de plombs de la RRH et une intégration catastrophique de votre nouvelle recrue par un manager bougon et peu coopératif : faites comprendre à ces deux-là qu’ils doivent impérativement travailler davantage ensemble dès le début du processus d’embauche et de sélection des candidats. Cela évitera aux managers de faire les coqs au dernier moment, en écoutant davantage leurs « biais cognitifs » comme on dit, plutôt que leur bon sens et leur expertise du parcours candidat. ET cela évitera aux RRH d’avoir le sentiment d’être seuls au monde et d’être parfaitement incompris de leurs pairs, ces ingrats, alors qu’ils se décarcassent pour leur trouver des candidats.

C’est important de mettre en place un processus de recrutement collaboratif, dans lequel les managers participent aux décisions et aux réflexions dès le début (cf notre tout premier point en tête de cet article ! ), surtout dans le cas où vous dirigez une entreprise dont le secteur est en tension et où les candidatures ne sont pas assez nombreuses, ou bien si vous avez besoin de candidats aux talents particulièrement pointus et rares, donc recherchés aussi bien par vous que par tous vos concurrents. Pour mettre toutes les chances de votre côté d’un recrutement efficace et d’une bonne entente entre vos managers et vos services des Ressources Humaines, faites en sorte que ce travail conjoint soit mis en place, respecté et fait de façon approfondie tout au long du processus d’embauche : définition de poste, rédaction de l’offre, définition du candidat persona… ce qui permettra de mettre noir sur blanc dès le départ les besoins, envies, attentes de vos managers en termes de nouveaux profils à recruter (soft, hard, mad skills), et donc évitera qu’ils se fendent de ce genre de remarque en fin de processus de recrutement, qui repose sur pas grand-chose, met les nerfs de votre RRH en pelote, et fait surtout perdre du temps et de la patience à tout le monde.