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L’objectif de mettre en place un processus d’onboarding, c’est de faire en sorte que votre nouveau collaborateur réussisse à acquérir les repères, les bases et les fondamentaux nécessaires pour bien s’intégrer dans votre équipe, et que vous, en tant qu’employeur, vous parveniez à mieux le cerner aussi. Il s’agit, en quelque sorte, de lui apprendre à évoluer dans ce nouvel univers qui est celui de votre entreprise, sans pour autant lui donner l’impression que vous cherchez à le formater ou à « l’éduquer ». Il faut donc mettre en place ce processus d’intégration avec finesse et diplomatie, et pour cela, rien de plus efficace que de mettre les choses à plat et de se poser les bonnes questions :

Des balises professionnelles

Vous devez lui donner des repères, des éléments de fonds qui lui rappellent pourquoi il a décidé de postuler à votre offre et d’intégrer vos rangs : cela va de sa fiche de poste, ses objectifs, sa mission globale, ses missions particulières, son planning, à la vision et aux slogans de l’entreprise, sa stratégie, ses ambitions…Mettez tout cela noir sur blanc sur des petites fiches mémo que vous glisserez dans un joli dossier à lui remettre le jour de son arrivée.

Une philosophie dans le travail

Au cours de son onboarding, lui donner des repères, c’est aussi l’intégrer dans une certaine philosophie : personne n’est uniquement mercantile et matérialiste, uniquement intéressé par un salaire et des avantages pécuniaires ou en nature. La nature humaine (d’ailleurs vous travaillez dans les Ressources Humaines) fait que chacun d’entre nous a aussi besoin de travailler (ou d’avoir l’impression de travailler) selon certaines idées, des valeurs, une ligne directrice bref : une philosophie. Pour cela, il faut mettre en avant votre marque employeur, votre culture d’entreprise, votre charte, votre ligne de conduite : rappelez lui que vous avez des exigences déontologiques, éthiques, environnementale, sociales, et mettez en avant votre politique RSE, mais aussi vos engagements en matière de respect du droit du travail, des conditions de travail sur vos sites et dans l’entreprise, de respect du client, des prestataires, de charte anticorruption, de diversité, de non-discrimination, etc… En clair, donnez-lui une ligne de conduite qu’il devra respecter pour faire partie de votre équipe, mais qui lui sera aussi très favorable en tant que salarié, dans le respect de ses droits et la compréhension de ses besoins.

Une relation de confiance avec sa hiérarchie et les équipes qu’il dirige

Mettez tout de suite au clair avec lui la façon dont sont établis les liens, dans votre entreprise, entre N+1 et N-1 : les rapports avec son supérieur sont, on le sait aujourd’hui, déterminants à plus de 80% dans les critères de bien-être au travail des salariés en France. Cela signifie qu’il faut que votre nouveau collaborateur ait très clairement en tête dès le premier jour d’onboarding les règles tacites qui vont régir ses rapports avec ses supérieurs et avec ses subordonnés : jusqu’où on peut aller dans le dialogue, à quel moment l’autorité prévaut, les limites à ne pas franchir avec quelqu’un de l’équipe qu’il manage ou avec ses propres managers, etc…. Les choses se passent toujours mieux quand elles sont bien expliquées dès le départ. Sans l’infantiliser, vous devez donc poser clairement les bases de ces rapports hiérarchiques sans attendre : comme en éducation, on accepte mieux les règles quand elles ont été expliquées, et on accepte mieux les sanctions quand on a compris ce qu’on pouvait faire et ce qu’on ne pouvait pas faire. Il faut donc oser parler de ces choses-là dès le départ avec le nouveau collaborateur, aimablement et avec diplomatie, car cela posera les bases de relations de travail saines et équilibrées, où chacun saura dans quel périmètre d’initiative il peut évoluer, tout en respectant le périmètre des autres. Cette relation entre un collaborateur et ses managés / managers est déterminante pour que la suite de son aventure dans votre entreprise se passe bien.

Les codes du collectif

Dans le même ordre d’idée, il faut donner à votre nouvelle recrue les clés pour bien s’intégrer dans son nouveau collectif : vous embauchez une personne qui ne travaillera pas seule ou de manière isolée, même en télétravail : il y a toujours un moment où elle sera confrontée à ce nouveau groupe, formé avant son arrivée et dans lequel elle doit trouver sa place. Pour cela, l’onboarding doit l’aider à se faire accepter des autres collaborateurs : l’introduire auprès d’eux avec les formes et les bons mots, sans établir de relation de compétition ou de rivalité, sans la décrédibiliser en matière d’autorité non plus s’il s’agit d’un manager, en posant là aussi en toute franchise et en toute transparence les bases de la nouvelle relation entre l’arrivant et ceux avec qui il va travailler. Et puis, dans le sens inverse, il faut donner à votre nouvel équipier les codes, explicites et implicites, de ce groupe qu’il va devoir séduire pour s’y faire une place. Avec subtilité et adresse, faites-lui comprendre que c’est bien de s’approprier certains de ces éléments pour mieux s’intégrer au collectif. Et demandez, en face, à ce même collectif de faire preuve de patience envers le nouveau venu !

Un cadre et une méthode

Quand on est nouveau dans une entreprise ou même, en mobilité interne, sur un nouveau poste, on a besoin d’un cadre, d’habitudes, d’un quotidien bien orchestré, parce que ça sécurise quand tout autour, tout change….. a fortiori dans le contexte actuel. Le processus d’onboarding permet donc de donner à votre salarié une feuille de route, on l’a vu plus haut, avec des objectifs, mais aussi pour ce faire un calendrier, des étapes de travail, et puis un planning : un emploi du temps, flexible et adaptable à la demande, mais qui lui permet déjà de prendre des habitudes, de rythmer son temps professionnel, d’acquérir une méthode, de comprendre les procédés et donc, d’être efficace : quand on se sent efficace, on prend confiance en soi et on s’intègre mieux, et ça rassure… tout nouveau venu dans un nouveau groupe et un nouvel univers a besoin d’être rassuré, n’oubliez jamais ça.

Pour résumer :

Pour résumer, vous devez donner à votre nouvelle recrue tous les éléments qui vont lui permettre de se dire, au quotidien et au long des premiers jours / semaines/ mois/ années de sa nouvelle routine dans votre entreprise : « j’ai envie d’être dans cette entreprise, j’ai envie de travailler avec ces personnes, j’ai envie de faire ce que je fais ». Et, pour ce qui vous concerne, donnez-lui les outils pour répondre à ces attentes de votre part : la bonne personne, au bon endroit, au bon moment, pour le bon poste ».  Si vous êtes au clair avec lui là-dessus, ça ne pourra que servir un processus d’onboarding réussi : on sait mieux quoi faire et comment se comporter quand on sait ce que l’autre attend de nous. Et c’est valable dans les deux sens : ce que le salarié attend de vous vous permettra de l’intégrer plus facilement, et ce que vous attendez de lui lui permettra de s’intégrer plus facilement aussi !