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C’est un type d’entretien particulièrement prisé dans les secteurs comme la logistique, le transport ou encore, la grande distribution : des entretiens collectifs, ou groupés, qui permettent au recruteur de gagner beaucoup de temps, et d’avoir une vision globale de tous les candidats à un même poste, et de pouvoir comparer immédiatement leurs compétences et leurs qualités, mais aussi leurs lacunes et leurs défauts.

Mais c’est un entretien qu’il faut savoir mener intelligemment, pour deux raisons : d’abord, parce qu’il met une pression supplémentaire aux candidats, qui se retrouvent challengés entre eux, avec un sentiment de mise en compétition exacerbé et donc, un stress accru. Or, attention
à savoir distinguer le bon candidat auquel le stress fait perdre ses moyens, du moins bon candidat que le stress galvanise…. C’est un premier piège dans lequel il faut faire attention à ne pas tomber, en tant que « sélectionneur »…

Ensuite, parce que vous-même, en tant que recruteur, pouvez aussi tomber dans plusieurs pièges contre-productifs : ne pas accorder assez de temps, d’attention ou d’écoute à chaque candidat, et faire fuir les meilleurs talents qui se sentent sous-estimés ; faire fuir, d’office, d’ailleurs, les meilleurs talents, en choisissant l’entretien collectif : certains pensent que c’est
dégradant et qu’ils méritent un « moment » et une attention particuliers de la part de leur futur employeur, et non une sélection « en troupeau ». C’est donc un mode d’entretien d’embauche qu’il faut privilégier pour les postes en équipes, pas forcément très qualifiés, et à compétences
requises limitées, car sinon vous ne pourrez pas toutes les évaluer pour chaque candidat ; évitez de choisir ce mode d’entretien pour recruter des cadres et des managers, des postes très pointus, des postes en tension pour lesquels les candidats ont l’embarras du choix des recruteurs, des postes à haut niveau de rémunération, des postes à savoir faire confidentiel,
etc…..

Autre piège : tomber dans le « coup de cœur » pour un candidat et ne plus prêter une attention objective et équitable à tous les candidats, le risque étant que le coup de cœur ne se confirme pas par la suite et qu’à cause de lui, vous ayez laissé filé d’autres candidats peut-être moins « aveuglants », mais de meilleur profil au final, ou plus compétents. Ou, au contraire, un
entretien collectif présente le risque de vous faire « prendre en grippe » un candidat que le groupe ne met pas en valeur, et qui, pourtant, se révélera être excellent.

Sachez, par ailleurs, que l’entretien collectif ne vous dispensera pas, en général, d’un entretien individuel avec les candidats que vous aurez présélectionnés pendant l’entretien collectif. Ce dernier vous permet simplement de gagner du temps dans la mesure où il vous évite de faire
passer un entretien individuel, plus chronophage, à TOUS les candidats que vous aviez repéré, et d’affiner votre sélection en amont de la série des entretiens en face à face. Bref, c’est une formule qui a beaucoup d’avantages, mais qui peut aussi être dangereuse, en matière de
recrutement, si elle n’est pas parfaitement maîtrisée…..

1. Les différents types d’entretiens collectifs

Vous pouvez choisir de faire passer un entretien collectif à plusieurs candidats pour un même poste, ou à plusieurs candidats pour plusieurs postes différents, qui auront éventuellement quelque chose à voir entre eux dans l’entreprise, ou pas. Pour chaque cas de figure, il vous faut adapter votre organisation et votre stratégie de dialogue.

Si tous les candidats postulent pour un même poste, n’organisez pas un entretien d’embauche collectif à 40 personnes, ça ne sert strictement à rien, vous n’aurez pas assez de temps ni de capacité à mobiliser votre attention pour chacun et au lieu de gagner du temps, vous allez en perdre ; limitez-vous, dans ce cas de figure, à dix candidats maximum, quitte à organiser
plusieurs entretiens collectifs pour un même poste, et peut-être même, sur un mode de fonctionnement de « poules », comme en foot : avec plusieurs paliers d’entretiens qui débouchent sur un ultime entretien collectif avec tous les meilleurs candidats de chaque entretien collectif de la phase précédente. Et au final, un heureux élu parmi les élus.

Pour ce type d’entretien collectif qui réunit plusieurs candidats pour un seul – ou pour plusieurs mêmes postes, soyez rigoureux sur vos questionnements afin de préserver l’équité entre les candidats. Mettez dans la lumière chaque candidat tour à tour, dans un premier temps, pour les présentations et la mise en avant des atouts de chacun. Mais prévoyez aussi de les faire réagir à une situation collective : c’est l’un des avantages de cette formule, c’est qu’elle vous permet de tester l’aptitude et la motivation de chacun à travailler au sein d’un groupe, à penser et à réagir en équipe, malgré, ici, le fait que chacun veuille se démarquer pour être choisi. Poussez-les à révéler leur potentiel de leader, ou non, au sein d’une entité. Examinez qui semble avoir des aptitudes à prendre les initiatives, les décisions, voyez si certains écrasent les autres par leur personnalité, si d’autres sont totalement passifs, ou soumis aux plus fortes personnalités. Examinez ces dernières, ce que l’on appelle les mad skills, voyez si les traits de caractère de tel ou tel ne sont pas un atout supplémentaire dans le groupe, ou au contraire, un poids, un frein. Etc…. Organiser un entretien collectif n’a de sens que si on met en avant ce « collectif » pour tester la capacité des uns et des autres, dans une situation de mise en compétition, à agir malgré tout dans un intérêt commun, celui d’une équipe.

Pour les autres types d’entretiens collectifs, c’est-à-dire plusieurs candidats pour plusieurs postes, faites exactement la même chose, mais en préparant le scénario de manière à ce que soient révélés au sein d’une même équipe plusieurs des profils qui vous intéressent. Travaillez la mise en situation de manière à ce que la complémentarité des postes que vous recherchez soit évidente, et de façon à voir immédiatement, en tant que recruteur, si cela « matche » entre plusieurs candidats sur des postes différents, et si vous pourriez imaginer de les constituer en équipe au sein de votre entreprise, de manière pérenne.

2. Les grandes étapes d’un entretien collectif

Ne prévoyez pas moins d’une demie journée par entretien collectif, de manière à ne pas vous stresser ni stresser vos candidats avec des contraintes de temps. Commencez par une session de présentation de l’entreprise à tous les candidats, avec supports visuels et audiovisuels dans
l’idéal, mais aussi en prévoyant une plaquette détaillée et attractive, riche en renseignements textes et en photos, colorée, vivante, pour ne pas dire joyeuse ! Ils sont là pour vous séduire, mais n’oubliez pas que vous êtes aussi là pour les convaincre de venir travailler avec vous. Pour les vidéos, idem, n’hésitez pas à rendre tout cela dynamique, vivant, rythmé et positif : musique, montage efficace et punchy, témoignages de vos collaborateurs.

Dans un deuxième temps, prévoyez une présentation détaillée du poste, ou des postes en cas d’entretien d’embauche collectif destiné à pourvoir plusieurs postes à la fois. Utilisez là aussi le même type de supports, vidéo et papier, en essayant, en amont lors de votre préparation et de mise en place de ces outils, de ne pas oublier de vous adresser à chaque type de candidat : les hommes et les femmes, les jeunes et les seniors, les francophones et les non francophones si le cas se présente, les parisiens comme les provinciaux, les cadres et les non cadres, les métiers manuels et les métiers intellectuels, etc. En faisant toujours très attention d’utiliser les bons mots et les bonnes formules, pour n’exclure ni ne vexer personne, et rester dans les clous définis par la loi dans le cadre de la lutte contre les discriminations de toutes sortes.

Dans un troisième temps, prévoyez une session d’écoute et de valorisation de chaque candidat au sein du groupe qui participe : demandez à chacun de se présenter, de se définir, de présenter ses ambitions et ses projets. Vous pouvez très bien, en amont, leur demander de préparer une vidéo courte de présentation et un petit flyer que vous aurez pris soin de dupliquer avant le début de l’entretien, afin de pouvoir le distribuer à tout le monde au début de chaque présentation de candidat. Vous pouvez aussi faire preuve d’originalité et leur demander d’apporter un objet qui les définit le mieux, ou de choisir un extrait de film ou un morceau de musique qui les représente, et de leur demander d’expliquer leur choix au groupe. C’est un bon moyen de détecter les mad skills, ces personnalités particulières qui transforment parfois un candidat de talent en candidat en or ! Ou qui, à l’inverse, doivent parfois vous mettre la puce à l’oreille pour détecter une personnalité qui peut se révéler ingérable ou nuisible pour le groupe.

Dans un quatrième temps, prévoyez des « ateliers » par petits groupe au sein du groupe : vous aurez anticipé un ou plusieurs scénarios que vous soumettrez à chaque équipe, et destinés à tester leur capacité à réfléchir à la fois en collectif et en individuel sur des problématiques inspirées de faits réels dans votre entreprise. Exemple : lancement de produit, réponse à un appel d’offre, demande de budget ou de subventions, problématique particulière pour un très gros client, situation de crise….. Vous essaierez, en cas d’entretien destiné à pourvoir plusieurs types de postes, de dispatcher les candidats aux différents postes dans les différents groupes, de telle manière que chaque poste proposé soit présent dans chaque groupe, et que chaque groupe forme une entité complète de compétences complémentaires. Pour chaque groupe, vous prévoirez aussi un recruteur observateur, issu de vos équipes ou d’un cabinet d’aide au recrutement qui connaît bien votre entreprise et vos besoins : cet observateur sera chargé de vous faire un compte rendu d’atelier pour chaque candidat, en analysant les réactions, les compétences et l’état d’esprit de chacun en individuel et dans son rapport à l’équipe.

Enfin, prévoyez du temps pour débriefer, en deux étapes : un débrief collectif où vous donnez votre avis (sans dévoiler vos choix de candidats évidemment, vous les préviendrez individuellement plus tard, après avoir laissé décanter et débriefé en interne avec votre équipe de recrutement, et évidemment avec les « observateurs « qui auront été à vos côtés pendant cet entretien collectif), mais durant lequel vous laissez aussi vos différents candidats donner leur ressenti s’ils en expriment le besoin. Puis, dans un second moment, prévoyez (et prévoyez large car c’est chronophage) un moment de débrief individuel avec chacun des candidats participant, que vous ayez envie de le retenir pour la suite ou pas ! Car on vous l’a déjà dit, il ne faut jamais insulter l’avenir avec un candidat….

3. Savoir s’adapter….

Pendant des périodes particulières comme une crise sanitaire, mais aussi à plus courte portée, une grève des transports par exemple, il vous faudra réfléchir méticuleusement à des solutions virtuelles pour mener vos entretiens d’embauche collectifs : n’hésitez pas à investir dans du
matériel numérique et audiovisuel de haute qualité, voire dans un studio complet, pour pouvoir adapter de la meilleure façon possible un entretien qui aurait dû se dérouler en présentiel et se termine en visio. Prévoyez aussi toujours des scénarios bis, adaptés là aussi à la contrainte du numérique et de la distance, pour permettre à vos observateurs et à leurs
candidats de mener malgré tout des ateliers, via teams, zoom ou toute autre plateforme, avec enregistrement des visios, pour pouvoir ensuite les revoir tranquillement et avoir la preuve du déroulement des faits et des performances de chacun, ce qui peut vous éviter des déboires avec les candidats procéduriers qui essaieraient de s’engouffrer dans la brèche ! Et aussi, essayez de sonder à l’avance vos candidats pour savoir de quel matériel ils disposent et, en cas de besoin, leur faire porter un ordinateur ou une tablette de prêt pour l’entretien, de façon à ce qu’il n’y ait pas de discrimination matérielle entre vos participants.