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Au cœur de la data analysis, il y a la RPA, l’automatisation robotisée des processus. Des robots créés pour fonctionner en analysant, en apprenant et ensuite en recréant les comportements humains. Ceux d’un client, d’un consommateur, d’un usager ou, en l’occurrence, d’un candidat et / ou d’un collaborateur. Ils peuvent vous aider à décrypter un comportement, une lettre de motivation, des posts sur les réseaux sociaux, ou encore à chercher des infos dans un univers de données infini. Ils savent même pour certains, écrire et parler.  On les appelle les Chatbots. Et contrairement aux idées reçues, utiliser les chatbots dans le recrutement permet d’améliorer votre expérience recruteur et l’expérience candidat de vos futurs talents… tout en apportant une vraie valeur ajoutée à votre marque employeur.

Chatbot : qu’est-ce que c’est ?

Le verbe « chatter » vient de l’anglicisme « chat » qui signifie « bavarder » ou « discuter » selon le dictionnaire Larousse. « Bot » désignant un robot, le Chatbot est le robot qui bavarde… C’est donc une machine intelligente qui va dialoguer avec les humains, sous forme d’avatar animé, d’émoticône, ou simplement dans une bulle de BD pour les plus simples. Mais il peut aussi prendre la forme d’un personnage virtuel en réalité augmentée avec lequel il est facile d’entrer en conversation. Ces logiciels élaborés pour mener une conversation intelligente, peuvent aujourd’hui s’adapter aux process de recrutement dans les entreprises. C’est un outil qui peut intervenir surtout au démarrage, afin d’assister les candidats qui postulent par internet dans leur démarche en ligne par exemple.

Pourquoi investir dans les chatbots ?

Le Chatbot n’est pas un gadget, c’est un allié et un atout stratégique majeur de votre processus de recrutement.  Il doit offrir des performances irréprochables pour répondre aux demandes et aux besoins des candidats, en leur offrant non pas des réponses anonymes, universelles et passe partout, mais des réponses les plus ciblées et personnalisées possibles. D’où l’importance d’investir dans un outil performant et réellement intelligent : un outil qui va combiner l’utilisation d’un langage naturel, pour offrir au candidat un dialogue réaliste et vivant ; et une intelligence artificielle élaborée, qui va lui permettre d’être parfaitement et immédiatement pertinente dans ses apports de solutions au candidat.

Un bon Chatbot doit apporter au candidat une expérience agréable, réactive, ludique, pour le pousser à donner le meilleur de lui-même. Il doit offrir au candidat un accompagnement bienveillant et agir comme un facilitateur. Donc, soit vous investissez dans un excellent logiciel qui va vraiment améliorer l’expérience candidat, et par ricochet votre marque employeur ; soit il vaut mieux vous abstenir. Car un mauvais bot va tuer votre process de recrutement en faisant fuir les candidats potentiels et en nuisant à votre marque employeur. En revanche, s’il permet une expérience plaisante et même ludique, s’il offre une aide réelle et pédagogique, s’il apporte au candidat les bonnes informations, en instantané et de façon personnalisée, alors votre Chatbot sera le meilleur investissement de votre décennie !

Une aide à la préqualification des talents

Du côté de celui qui recrute, le Chatbot peut aussi se révéler un véritable allié : le Bot permet une première sélection efficace des candidats en début de process. Il va leur poser des questions ciblées et en fonction des réponses, pouvoir analyser les talents en adéquation avec l’offre. Il va vous permettre de gagner du temps en opérant cette première sélection sur des périodes 24/24 et 7/7. Et c’est tout bénef pour tout le monde : pour vous, recruteur, qui serez plus disponible et mieux préparé pour les étapes suivantes du recrutement. Et pour les candidats sélectionnés, qui auront droit à toute votre attention parce que vous ne vous serez pas dispersé sur les étapes précédentes.

Adaptez l’utilisation des chatbots à vos process

Un Chatbot ne peut être efficace et rentable pour vous que si vous le paramétrez correctement. Vous devez donc prendre le temps de ces réglages, qui seront déterminants. Un Chatbot repose d’une part sur l’écoute intelligente du langage et d’autre part sur la réponse intelligente par le langage. Autrement dit, l’analyse intelligente des questionnements d’un candidat et la réponse appropriée et ciblée à ce candidat. Ces deux actions ne pourront se faire de façon satisfaisante que si vous avez paramétré votre Bot de la façon la plus pointue possible. Mais ces paramétrages devront évidemment se faire en fonction de ce que vous attendez de votre Bot.

Il y a ainsi de multiples manières de recourir au Chatbot au long d’un processus de recrutement. Premier niveau : faire matcher les offres d’emploi et les candidatures en questionnant les candidats pendant leur recherche, puis en leur proposant l’éventail des propositions qui leur correspondent le mieux. Deuxième niveau : ouvrir une boîte de dialogue pour affiner les correspondances entre offre et demande, et analyser l’intérêt d’une rencontre (par exemple, avec des questions préparatoires à un entretien). Troisième niveau : répondre aux questions du candidat sur la culture d’entreprise, la mobilité, les missions afférentes au poste, etc… Le Bot peut par exemple envoyer des vidéos  ou des photos de vos équipes dans les différents services et en fonction des métiers, il peut aussi emmener le candidat en visite virtuelle grâce à la réalité augmentée ou à une application map, etc.

Personnalisez l’approche

Quand vous paramétrez votre Chatbot, ayez à l’idée que ses réponses doivent sembler uniques  au candidat :  elles doivent coller de façon individualisée à ses objectifs et à ses attentes quant à son futur employeur, son environnement de travail, son équilibre vie privée vie professionnelle, etc…. Votre bot doit absolument faire du sur mesure. Et surtout, faites attention à une chose : vous devez toujours maintenir l’humain au cœur de votre stratégie de recrutement, quel que soit le niveau de performance de votre Chatbot. Vous devez donc absolument vous garder de le laisser tout faire à votre place. Autant un candidat va apprécier l’assistance et la disponibilité d’un Chatbot de haute qualité, autant il ne faut pas lui donner le sentiment d’être livré à lui-même face à des robots. Candidater à une offre d’emploi n’est jamais facile, on a besoin d’être accompagné – par un Chatbot pourquoi pas -, mais aussi d’être rassuré et accueilli par de vrais humains assez rapidement dans le processus d’embauche. Un robot n’est pas capable d’empathie, de patience, d’écoute, de bienveillance, d’humour… ou, à l’inverse, de détecter le mensonge, l’hésitation, l’hypocrisie…. Donc il n’est pas non plus capable de décider qui recruter ou pas. La décision doit impérativement vous revenir in fine.