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Le premier entretien téléphonique est primordial ! La voix d’un candidat, son rythme, ses intonations, sa manière d’être au téléphone vous en diront beaucoup sur lui. Ce sont autant d’indices à savoir lire, traduire, interpréter pour gagner en temps et en efficacité lors de votre processus de recrutement.

Secret n°1 : Ne perdez jamais de vue que les enjeux de ce coup de fil sont importants !

Une fois l’offre d’emploi rédigée et les candidatures réceptionnées et triées, l’entretien par téléphone avec les profils qui vous intéressent constitue la seconde étape du recrutement. Elle est cruciale car elle va vous permettre d’affiner la sélection, jusqu’à dénicher votre recrue idéale. Attention : si vous en profitez pour juger le candidat, lui aussi va en profiter pour vous scanner. Il arrive qu’un candidat vous plaise, que vous souhaitiez poursuivre avec lui, mais que lui n’en ait plus envie après l’entretien téléphonique, parce que vous n’aurez pas sur lui faire passer les bons messages. C’est à vous de savoir vous montrer persuasif pour sortir du lot et vous démarquer de la concurrence.

Secret n°2 : Définissez le type d’appel à passer

Il en existe deux : le premier, pour les CDD ou des missions d’intérim. Il s’agira brièvement de faire le point avec le candidat pour valider ou préciser les données essentielles du contrat : ses attentes et les vôtres en termes de missions, de rémunération et de profil de poste. Le candidat vous jugera sur votre capacité d’écoute, votre motivation à lui faire intégrer votre société, et votre niveau de discours (simplicité, efficacité, respect, cordialité)…. Le second type d’appel téléphonique concerne les contrats plus longs, CDD longs renouvelables, CDI, mobilité interne. L’entretien téléphonique sera plus long et approfondi, et abordera les points évoqués plus haut en détail. Vous jouez gros car vous misez sur du long terme : soyez donc très attentif à l’image que vous renverra le candidat, à votre feeling autant qu’à votre jugement cartésien, sur la forme comme sur le fond de ses réponses. Ne perdez jamais de vue cependant que lui aussi vous jugera avec les mêmes critères.

Secret n°3 : Soyez dans le bon timing pour recontacter le candidat

Soyez réactif ! Si vous avez le sentiment d’avoir débusqué le candidat idéal en lisant son CV, ne trainez pas pour le recontacter : il est fort probable que vos concurrents le repéreront eux aussi. Le premier recruteur à se manifester bénéficie d’une prime psychologique favorable de la part du candidat. Mais ne vous précipitez pas non plus, car cela peut éveiller un sentiment de méfiance. Il faut savoir doser : ne rappelez pas dans l’heure qui suit sa réponse à votre offre. Prenez le temps de préparer et de murir cet appel. Mais ne rappelez pas non plus 3 jours après : il sera peut-être trop tard. L’idéal, c’est de prendre contact le lendemain de sa réponse à votre offre, ou de l’envoi de sa candidature spontanée.

Secret n°4 : Montrez votre envie au candidat de le rencontrer

Pendant ce premier contact téléphonique, n’oubliez pas que, au-delà du fond de ce qui se dira, votre ton et votre voix diront aussi beaucoup de vous et de votre entreprise. Soyez vous-même, spontané et naturel, mais essayez d’insuffler à votre voix une dynamique, un entrain qui montreront votre envie de le recruter au candidat. Ne parlez pas trop vite, soyez posé, mais efficace et gardez le rythme, ne laissez pas les blancs gênants s’installer, d’où l’importance de préparer ce moment bien en amont. Essayez de ne jamais perdre l’attention de votre interlocuteur. Vous êtes le narrateur de son avenir, donnez-lui envie d’en savoir plus, d’aller au bout de l’aventure, sans emphase mais avec un enthousiasme communicatif. Faites-lui sentir, aussi, que vous savez qui il est et que cela vous plaît. Faites attention de ne pas exprimer, dans votre voix, des sentiments négatifs : impatience ou ennui. Montrez lui que vous avez sanctuarisé ce coup de fil : ne laissez pas sonner votre autre téléphone toute les 5 minutes, ne répondez pas à vos mails en même temps, ne faites rien d’autre que de passer cet appel.

Secret n°5 : Restez en cohérence avec le ton de votre offre d’emploi

Cela donnera au candidat un sentiment de sécurité et de fiabilité. Il aura l’impression que vous dites ce que vous faites et que vous faites ce que vous dites, et c’est primordial. Le ton de votre entretien doit, comme le ton de votre annonce, entrer en résonnance avec votre marque employeur. On doit y retrouver une cohérence avec vos valeurs, votre esprit d’équipe, votre collectif, vos préoccupations envers le bien-être au travail de vos salariés, etc… Vous devez donner à votre candidat les mêmes assurances d’une fois sur l’autre, être capable de dire à votre interlocuteur très précisément quelles sont vos attentes, vos possibilités et vos limites.

Secret n°6 : Expliquez-lui la suite du cursus d’embauche pour l’aider à se projeter

A la fin de l’entretien téléphonique, prenez le temps de remercier le candidat, puis de préciser comment se passera la suite : soignez particulièrement cette dernière étape, car c’est la dernière impression que vous laisserez au candidat, et celle qui sera la plus forte. Les candidats ont besoin, pour pouvoir se projeter dans le poste, d’avoir une idée précise du processus de recrutement. Cela vous permet de leur offrir un sentiment de stratégie et de vision commune, donc de les impliquer d’ores et déjà dans leur mission auprès de vous. Donnez à votre interlocuteur le déroulement concret de l’entretien d’embauche à venir, en lui indiquant que vous êtes ouvert à ses questions. Expliquez lui aussi quels seront vos critères de sélection, et vous pouvez à cette occasion lui demander ce que seront les siens, de manière à le mettre sur un pied d’égalité dans le jeu. Cela vous donnera des pistes de réflexion pour réussir, de votre côté, l’entretien d’embauche, en lui faisant des propositions très personnalisées et en sortant du lot. Précisez lui aussi, au-delà de l’entretien d’embauche, les modalités de son intégration dans l’entreprise, dans son service, de sa période d’essai, de sa période éventuelle de formation, etc…. Parler d’un futur moins proche, au-delà de l’entretien, lui permettra là aussi de se projeter plus facilement.