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Le recrutement est trop souvent à tort un processus qui se met en place au moment où l’on s’aperçoit qu’on a un besoin, sans réflexion en amont ni anticipation globale d’une stratégie d’embauche générale pour l’entreprise. C’est dommage ! Car en matière de recrutement, la dernière minute est rarement une bonne idée et plus on prend le temps de se poser pour mettre à plat noir sur blanc ses besoins, donc ses objectifs de recrutement, plus on se garantit le maximum de chances de réussite dans le processus d’embauche. A l’inverse, s’y prendre « à l’arrache » et sans s’autoriser ni brainstorming, ni analyse des feedbacks précédents, peut s’avérer dangereux et mener à l’échec, avec les conséquences de perte de temps, d’argent et d’efficacité que l’on sait. Avant même d’essayer de définir le profil idéal, le persona candidat que vous ciblez, il faut d’abord définir les objectifs de vos recrutements.

Définir les besoins et les objectifs auxquels devra répondre le poste

Il est donc crucial de poser vos pensées et d’analyser vos besoins et donc, le type de recrutement et de candidat(s) que vous visez pour le poste que vous allez proposer, avant même de mettre en route le processus d’embauche : rédaction de l’offre d’emploi, publication, entretiens téléphoniques, entretiens d’embauche, finalisation du contrat, onboarding etc…. Prendre le temps de la réflexion AVANT de recruter va vous permettre de mieux cerner, et donc de mieux cibler les profils que vous recherchez. Cela va aussi vous permettre de dresser un plan d’action, de vous organiser le plus efficacement possible pour mener votre recrutement, et de faire en sorte que ce dernier matche parfaitement avec vos besoins, mais aussi vos équipes en place, votre environnement de travail et plus largement, la stratégie RH globale de votre entreprise. Enfin, ces quelques minutes prises en amont seront gagnées au centuple en aval, tout en améliorant d’office votre marque employeur : puisque qui dit recrutement réussi, dit expérience candidat concluante, donc marque employeur renforcée ! Que des avantages, donc, à ne pas se précipiter.

Méthodologie

Sur le plan de la méthode : ménagez-vous un temps calme, seul ou en réunion de travail avec les collaborateurs indispensables à la réussite de ce recrutement – n’hésitez jamais à mobiliser ceux de vos collègues qui connaissent le mieux le poste et vous aideront à définir les besoins auxquels il doit répondre : soit parce qu’ils l’ont occupé ; soit parce qu’ils seront les supérieurs directs de la nouvelles recrue et qu’ils savent analyser les nécessités et les contraintes du service ; soit parce qu’ils font partie de l’équipe de personnes qui seront directement amenées à travailler avec votre futur nouveau collaborateur, et qu’ils savent définir les qualités requises chez lui pour bien s’intégrer dans le groupe, compléter les talents déjà en place et enrichir le collectif.

Seul dans un premier temps dans votre bureau si vous préférez, puis avec eux dans un second temps en réunion de travail, faites des listes, des tableaux, mettez noir sur blanc les caractéristiques du poste à pourvoir en fonction des besoins qu’il devra combler et des missions précises que la nouvelle recrue devra mener à bien, évaluez ensemble le positionnement du futur salarié sur la grille des responsabilités en fonction de la charge de travail et de l’investissement personnel que vous lui demanderez ; mettez-vous d’accord sur le type de contrat que vous allez lui proposer (intérim, contrat court et déterminé, CDI ?) et mettez en place un agenda et un planning de ce recrutement, avec des marqueurs d’étapes à respecter, des dead lines, un délai d’embauche qui vous permettra de vous organiser en fonction de la personne qui arrive mais aussi de celle qui part, et de son service, si c’est le cas ; ou en fonction de la création de poste et de la nouvelle répartition des tâches au sein du groupe, si vous êtes dans ce deuxième cas de figure.

Cette méthodologie va vous créer des repères : autant d’éléments factuels, vérifiés, déterminés, qui vous guideront ensuite tout au long du processus, soit pour rédiger l’offre d’emploi, soit pour mener les entretiens téléphoniques ou en face à face avec les candidats, soit pour négocier les termes du futur contrat de travail. Ce travail de préparation va vous permettre de formaliser très clairement, et en synergie avec les collaborateurs directement concernés, les objectifs que vous vous donnez pour mener à bien ce recrutement, et la manière dont vous allez vous y prendre et vous organiser pour le réussir, étape par étape.  Surtout, cela vous permettra de montrer à votre direction que vous mettez toutes les chances de votre côté pour que ce recrutement s’opère en harmonie avec la stratégie globale de l’entreprise et en accord avec les valeurs et les objectifs de votre marque employeur.

Définir ses objectifs RH sur le court, moyen et long terme grâce à ce recrutement

Plus globalement, vous devez réfléchir, au-delà de ce poste en particulier que vous vous apprêtez à proposer, à vos objectifs stratégiques en termes de ressources humaines : ainsi, un recrutement n’est jamais anodin en matière de répercussions sur l’entreprise, et autant que ces répercussions soient positives, autant les anticiper plutôt que les subir, les souhaiter plutôt que de devoir les gérer par défaut.

Regardez en interne !

Déjà, au préalable d’un recrutement externe, il s’agit d’abord de vérifier s’il n’existe pas pour vous une option satisfaisante en interne ! Là aussi, prenez le temps de vous assurer que l’ensemble des possibilités ont été vérifiées et analysées in situ dans l’entreprise : par exemple, une évolution de carrière et la mobilité d’un collaborateur, une formation adéquate qui permettrait une avancée et un changement d’équipe pour un autre, une réorganisation entre services pour transférer les missions dévolues au poste pour lequel vous voulez recruter, d’un service où les effectifs sont en surnombre, à un service dans lequel ils sont trop réduits, etc… Le transfert de compétences en interne doit être systématiquement la toute première option que vous devez envisager, sans rabaisser vos exigences toutefois sur le profil de la personne affectée au nouveau poste à pourvoir. Assurez-vous donc aussi que le candidat que vous envisagez en interne est à la hauteur de vos espérances et de vos desiderata. Et pour cela, on va le voir plus loin, la définition de votre candidat persona est indispensable.

Définissez l’objectif de votre recrutement

Pour en revenir à la définition de vos objectifs RH à travers ce recrutement spécifique, vous devez vous interroger sur quelques préalables bien particuliers : est-ce que, par ce recrutement, vous souhaitez améliorer votre image de marque ? Car si l’on dit souvent que la marque employeur est la clé d’un recrutement réussi, en boostant votre attractivité aux yeux des candidats, l’inverse peut être vrai à l’occasion de recrutements particuliers : notamment, si vous procédez à un recrutement qui se remarquera dans votre univers concurrentiel et sur le marché en général, aussi bien du côté des candidats que du côté de vos partenaires (actionnaires, salariés, prestataires, financiers….) et de vos principaux rivaux. Par-là, on entend un recrutement prestigieux (une personnalité recherchée pour son savoir faire et ses compétences, reconnue et connue pour ce qu’elle a apporté à ses employeurs précédents, un « nom » dans votre secteur), ou un recrutement rare (des compétences de niche, un savoir-faire ancestral ou nouveau au contraire, un candidat qui vous apporte des secrets de fabrication, un brevet, un label…), ou encore un recrutement stratégique qui peut inclure les deux autres dimensions (par exemple, si vous débauchez un talent ultra compétent chez l’un de vos concurrents, et que ce talent était courtisé par beaucoup d’autres que vous, mais que c’est vous qu’il a choisi de rejoindre). Tous ces recrutements constituent des « coups » qui amélioreront votre image de marque / votre marque employeur de façon spectaculaire, mais qui ne s’appréhendent pas du tout comme un recrutement lambda. Il vous faudra un budget conséquent, une stratégie bien ficelée, des arguments de poids, de la rapidité et de la patience en même temps. Il est donc très important de savoir quels postes vous dédiez dans votre entreprise à ce type de recrutement.

Un recrutement peut avoir, dans un contexte RH global, d’autres visées : par exemple, alimenter votre vivier de candidats, et anticiper les recrutements futurs. Ainsi, vous pouvez décider que chacune de vos candidatures sera désormais l’occasion d’alimenter votre vivier candidats. La constitution d’un vivier de talents permet de compiler les coordonnées et les profils de candidats que vous jugez intéressants pour l’avenir, et d’entretenir votre relationnel avec eux, selon les principes de l’inbound recruiting. Si votre objectif est celui-là, votre technique et votre approche seront très différentes que pour un recrutement destiné à améliorer votre image de marque, comme on vient de le voir à l’instant : au lieu d’un entonnoir très étroit (puisque le recrutement de prestige, stratégique ou de rareté vise à sélectionner un très petit nombre de profils exceptionnels à séduire pour les débaucher), vous allez mettre en place un entonnoir beaucoup plus large, pour permettre à un certain nombre de candidats de se reconnaître dans votre offre d’emploi et de postuler. Ainsi, vous savez que parmi tous ceux qui se proposeront à vous, vous aurez suffisamment de personnalités et de compétences intéressantes pour vous constituer un vivier, ou pour étoffer celui que vous avez déjà, et enrichir votre stock de ressources profils pour les prochains besoins. Mais vous devrez aussi appréhender ce type de recrutement avec beaucoup d’organisation, des moyens peut-être plus conséquents que pour un recrutement moins large, et du temps devant vous : vous aurez forcément, par ce type d’approche, plus d’offre de compétences donc plus de travail ensuite pour les sélectionner, les analyser et les répertorier. Ce qui nous amène au point suivant : le budget.

Établir un budget en fonction des actions que vous aurez décidé de mener

On y reviendra plus longuement dans d’autres articles à suivre, mais il est très important de définir avant d’entamer votre process de recrutement, le budget que vous voulez lui attribuer. Pourquoi ? Parce que votre objectif est d’avoir le meilleur retour sur investissement* possible sur chaque recrutement, donc d’adopter la bonne posture, les bons réflexes et la bonne méthode pour chaque nouveau cas particulier, mais aussi d’en tirer des leçons globales pour affiner la rentabilité et l’efficacité de votre politique RH de recrutement.

En effet, selon un professeur de gestion du recrutement à l’ESC La Rochelle, « selon le cursus du candidat et les missions du poste proposé, un recrutement coûte en moyenne à une entreprise entre 20 000 € et 200 000 € ! Dans tous les cas, c’est une somme énorme, a fortiori quand le recruteur est une PME ou une entreprise de taille moyenne. Il est donc très important d’en mesurer le ratio financier, pour être sûr de faire les bons choix, de cibler les bons profils et de mener le processus de façon à éviter le ghosting aux entretiens d’embauche, ou encore l’abandon de poste avant la fin de la période d’essai, et plus tard, un turn-over trop important des salariés sur tel ou tel poste ».

Pourtant, encore très peu de recruteurs prennent le temps de mesurer en amont le coût d’un recrutement. C’est dommage, quand on sait que plus de 33% des contrats à durée déterminée ne passent pas la première année !

« Ce taux d’échec pourrait être ramené à peanuts si les recruteurs prenaient le temps et la peine de mettre à plat leurs options stratégiques dans le cadre d’un recrutement, en ayant à l’esprit de respecter une certaine ligne budgétaire », constate un spécialiste de la rentabilité du recrutement, qui mène une étude (« Formation Employeur Européenne ») pour le Cereq (Centre d’Étude et de Recherche sur les Qualifications).

« Peu de documentation disponible existe sur ces sujets d’ailleurs, les échecs liés au recrutement restent assez tabous dans les entreprises d’aujourd’hui. Pourtant, les témoignages que nous avons pu recueillir sont édifiants. Et encore : la plupart du temps, les directions d’entreprises et leurs RH considèrent en fait uniquement les données liées aux nouvelles recrues ayant quitté l’entreprise de manière précoce ; mais leurs statistiques ne prennent pas en considération le nombre de personnes recrutées et maintenues dans l’entreprise ALORS qu’elles ne donnent pas satisfaction, et il y en a un nombre inimaginable, partout, dans le privé comme dans le public, ce n’est pas l’apanage des fonctionnaires ! Tout ça pour dire que le calcul des pertes et des résultats espérés mais non obtenus, ou obtenus dans une partie congrue par rapport aux attentes formulées lors du recrutement, est une démarche qui prend du temps et qui peut s’avérer ardue, voire coûteuse si vous prenez un consultant ou un prestataire pour le faire ; mais que cela peut s’avérer très rentable à terme parce que cela permet de poser à plat les faits et les données, de voir quels recrutements ont donné leurs fruits et au-delà, lesquels ont été des semi échecs, lesquels des échecs complets, et donc de travailler à l’amélioration des process pour obtenir de chaque nouvelle recrue la contribution maximale et des performances régulières et constantes, tout au long de la carrière dans l’entreprise. Donc, finalement, de faire des économies, qui peuvent s’avérer conséquentes ! ».

Définir ses persona candidats

C’est une notion qui vous dit quelque chose mais vous n’en êtes pas sûr ? Cela n’est pas très étonnant : côté recrutement, peu de recruteurs prennent le temps de se pencher sur la question et c’est une erreur : certes, définir ses propres persona candidats demande un vrai investissement de travail, mais c’est un outil qui peut s’avérer redoutable pour débusquer les meilleurs talents et surtout ceux qui, comme on vient de le voir plus haut, resteront longtemps dans l’entreprise tout en donnant le meilleur d’eux même de manière fiable et pérenne. Bref, des candidats « réussis » !

Définition

En marketing, un buyer persona est un « prospect » idéal, c’est-à-dire LE client que vous ciblez, que vous voulez attirer à vous, et que vous définissez selon des critères et des informations d’âge, de genre, de milieu social, mais aussi tel ou tel fonctionnement psychologique, telle ou telle compétence, ou encore telle ou telle envie / motivation / tels objectifs / problématique. En recrutement, la méthode du candidat persona s’inspire donc de ce procédé marketing et permet d’objectiver, donc de mieux cibler des candidats, en personnalisant la manière dont le recruteur les approche et en créant des segments définis et des objectifs de panels de candidats, dans le cadre d’une stratégie d’attraction.

Le fait d’établir votre candidat persona selon le poste que vous souhaitez pourvoir, va vous permettre de manière décisive d’adapter vos contenus et vos méthodes à vos cibles, selon la stratégie de l’inbound recruiting.

Définir son candidat persona, c’est donc établir une sorte de « modèle fiction » idéal, de portrait-robot du candidat « parfait » que l’on aimerait recruter si on nous donnait une baguette magique pour le faire apparaître là, juste devant nous. Alors comment s’y prendre pour dresser la carte des qualités de cette figure imaginaire qui va ensuite vous guider tout au long de votre processus de recrutement pour pourvoir un poste ? Voici quelques conseils de méthode…

D’abord, soyez bien assuré que vous avez compris ce qu’est un persona candidat : rien de mieux pour réussir quelque chose que de savoir ce qu’on fait et où on va ! De la même manière que vous allez réfléchir aux besoins et aux objectifs de votre entreprise pour ce qui concerne tel ou tel recrutement, (cf le début de cet article), vous allez procéder en synergie avec vos équipes pour établir la topographie de votre persona candidat. Mettez-vous au calme, d’abord seul et séparément puis à plusieurs en réunion, et mettez en commun vos idées concernant ce candidat idéal que vous aimeriez vous voir apporter sur un plateau : quelles seraient son parcours, sa formation, ses expériences ? Quelle personnalité offrirait-il, quel rapport aux autres, à son service, ses collègues, son collectif de travail ? Quel investissement personnel dans ses missions, quelles valeurs seraient prioritaires à ses yeux pour s’accorder au mieux avec celles de l’entreprises ? Quels seraient ses principales qualités professionnelles, humaines, morales ? Quels seraient ses centres d’intérêt, ses passions, ses grains de folie ? Quelles seraient ses conditions d’embauche, sa rémunération, ses exigences d’équilibre vie privée vie publique ? Quelles seraient vos marges de manœuvre pour lui aménager son temps de travail, lui permettre de faire du télétravail, quelles seraient vos exigences non négociables en revanche sur la mobilité, les horaires décalés ou fluctuants, etc….

Définir son ou ses persona candidats demande un minimum d’efforts, de temps passé et de motivation, mais cela peut s’avérer très vite intéressant – aussi bien en termes de retour sur investissement financier que professionnel et humain – car cela va vous permettre de savoir beaucoup plus précisément où aller chercher vos candidats, ce que vous voulez et ce que vous ne voulez pas, les limites que vous vous fixez et les concessions que vous êtes prêts à faire pour débaucher tel talent plutôt que tel autre.  Et petit à petit, cela va aussi développer le potentiel et la performance de vos processus d’embauche, améliorer la valeur qualitative et quantitative de vos recrutements, tout en renforçant la loyauté et la fidélité de vos salariés, en améliorant et en développant votre marque employeur. Que du bénef !

En outre, sur le moyen et le long terme, cela va cimenter vos équipes, renforcer leur solidarité, leurs liens, leur entraide, leur esprit collectif, car petit à petit vous allez choisir chacun des éléments qui va composer le groupe selon des critères équitables et compatibles, et vous allez choisir chaque partie en fonction du tout. Donc, le tout créé in fine sera forcément harmonieux, cohérent et solide. C’est juste de la logique ! Mais vous en recevrez tous les bénéfices rapidement, car des collaborateurs qui se sentent bien au travail, qui ont le sentiment de faire partie d’une équipe, voire d’une famille, et qui se sentent en sécurité, performants et appréciés pour leurs performances, sont des collaborateurs toujours plus motivés, assidus, déterminés à réussir et donc…. très rentables ! Vous perdrez aussi moins de temps à remettre les pendules à l’heure sur les objectifs, ou les valeurs, ou la cohésion, parce que tous ceux qui travailleront pour vous auront été sélectionnés pour leur proximité avec vos persona candidats, donc ils ne seront pas déceptifs et répondront normalement au mieux à vos attentes.

Le meilleur moyen d’être efficace quand vous cherchez à définir vos persona candidats, c’est de commencer par regarder autour de vous : interrogez vos salariés sur leur propre définition du candidat idéal et de ses performances : vous serez surpris par le nombre de bonnes idées qui peuvent surgir de ce genre de brainstorming collectif. Regardez aussi ce que vous, vous considérez comme votre panel de vos meilleures recrues depuis que vous êtes là : de quel recrutement êtes-vous le plus satisfait ? Pourquoi ? Qu’est-ce qui a particulièrement bien fonctionné dans ce process là, pour ce poste là et ce candidat-là, qui vous est devenu l’un de vos plus précieux collaborateurs ? Essayez de voir pourquoi l’adéquation entre toutes les exigences a aussi bien fonctionné : est-ce que c’est parce que la personne a une personnalité, un parcours, des expériences particulières ? Est-ce une question de savoir-faire, de valeurs, d’intégration dans le groupe ? D’ambition personnelle, d’adéquation vie privée / vie professionnelle, de souplesse ? Dressez la liste des points qui vous apportent une satisfaction particulière, et menez des enquêtes et des questionnaires en interne également pour savoir quels sont les points de satisfaction particulière de vos collaborateurs. Ensuite, comparez et regardez ce qui matche, ce qui est le plus en phase. Regardez aussi bien sûr ce qui ne matche pas car il faudra en tirer les leçons pour éviter de réitérer certaines erreurs. Ce travail préparatoire, ce sera la base de votre réflexion sur la définition de vos persona candidats. De plus, trouver les réponses à ce type de questionnement vous permettra aussi de mieux savoir comment les attirer et les séduire, ces candidats qui se rapprocheront au mieux de vos persona, une fois ces derniers déterminés.

Un autre bon moyen de mettre en place une méthode efficace de définition de vos persona candidats, c’est l’analyse des candidatures que vous recevez ou que vous avez reçues assez récemment, pour les deux – trois derniers recrutements menés sur des postes similaires ou proches de celui que vous voulez aujourd’hui pourvoir. En effet, ces candidatures constituent une mine de renseignements ! Elles vous permettent d’analyser, en les recoupant et en les remettant dans la perspective des candidats que vous avez finalement retenus pour embauche, dans les derniers mois, les meilleures sources de candidats qui vous conviennent : vous saurez ainsi déterminer où se trouvent les talents les plus intéressants et les mieux adaptés à votre entreprise (jobboards, cooptation interne, votre site internet, les réseaux sociaux, etc), mais aussi quels process ont jusqu’à maintenant été les plus efficaces (types de publication et de diffusion de vos offres, répercussions positives marque employeur, bon buzz, types d’entretiens et de tests d’embauche les plus concluants, nombre et fonction des personnes présentes aux entretiens, circuit de communication et d’interaction avec les candidats (réponse par mail ? Téléphone ? Courrier ? Réseaux ? Dans quels délais ? Combien de rencontres avant la signature du contrat ? Etc…). Interviewez les meilleurs candidats que vous avez refusés en fin de processus de recrutement : vous avez eu un intérêt pour ces candidats, il est donc intéressant d’obtenir leurs réponses. Vous pourrez ainsi mettre en avant ce qui a bloqué, et donc ce que vous ne voulez pas.

Une fois toutes ces démarches effectuées, il ne vous reste plus qu’à dresser le profil type de votre candidat persona. Réunissez toutes vos notes résultant des étapes précédentes, et organisez une réunion avec les personnes qui seront les plus directement concernées par le recrutement qui vous occupe : leurs critères sont aussi importants (voire davantage, car ils seront en prise directe avec la personne au quotidien) que les vôtres (car une fois le recrutement terminé, vous verrez normalement la nouvelle recrue moins souvent que ses collaborateurs immédiats !). L’avis des futurs managers et collaborateurs de votre prochain embauché est aussi important pour vous garantir un onboarding réussi, car il sera plus facile de s’intégrer pour une personne dont les coéquipiers ont le sentiment qu’ils ont contribué à la choisir, plutôt que si vous les mettez devant le fait accompli.

Votre portrait-robot doit être à la fois précis, simple, et efficace. Si vous vous perdez dans des méandres de descriptions et de tiroirs (« oui », « mais », « peut-être », « non »), vous ne vous y retrouverez pas et ça ne vous aidera pas à identifier au premier coup d’œil le candidat qui ressemble le plus à votre persona. Il vous faut donc réussir à synthétiser toutes les informations collectées lors des étapes précédentes, à les classer et à les hiérarchiser, autour de quelques colonnes vertébrales simples : faites une colonne pour la catégorie d’âges qui vous intéressent, une colonne pour les catégories de métiers qui sont concernés par ce persona (listez les métiers sur lesquels vous souhaitez concentrer vos efforts, les métiers en tension par exemple. Listez également les postes en recrutement récurrent, 2 ou 3 maximum par persona candidat). Faites aussi une colonne sur les clés de sa personnalité, une colonne sur les points rédhibitoires (les défauts que vous ne voulez pas voir chez lui), et une colonne sur les bémols (des défauts mais qui peuvent être compensés par des bonus, à indiquer dans une autre colonne à côté). Enfin, dans une ultime colonne, indiquez les informations pratiques sur les endroits où vous aimeriez les recruter, dans l’idéal (cooptation interne, partenaire jobboard, concurrent…). L’objectif est de savoir où se trouvent vos candidats idéaux sur internet, leurs habitudes de consommation, par exemple, leurs centres d’intérêt, leur manière de s’informer, de communiquer et de partager, etc… cela vous permettra de toujours bien adapter votre discours à la catégorie de population visée.  Vous pourrez ainsi définir plus facilement le type de contenu à privilégier, les supports à choisir pour diffuser ces contenus, ou encore le ton à employer et les sujets à aborder dans ces contenus.

Voilà, vous avez votre persona ! Désormais, vous allez imaginer des contenus, une communication, des campagnes de recrutement qui leur seront spécifiquement destinés, à ces candidats persona que vous avez identifiés comme étant LES candidats qu’il vous faut, ici et maintenant.

Conclusion :

Définir vos candidats persona est une étape incontournable dans une stratégie réussie d’inbound recruiting. Faites-le ! Prenez ce temps et donnez-vous ce mal-là, car les résultats devraient dépasser vos espérances. Mais attention, le mieux est l’ennemi du bien ! N’en faites pas trop !  Vous ne gagnerez pas en efficacité si vous poussez trop loin dans le détail car votre persona candidat deviendra un modèle introuvable ! En revanche, soyez soucieux d’actualiser dès que nécessaire ces fiches repères qui vous serviront à chaque recrutement : il ne faut pas qu’elles deviennent obsolètes ! Pour les tenir toujours à jour, n’hésitez pas à interviewer régulièrement candidats et collaborateurs, de manière à ne jamais perdre de vue les évolutions des uns et des autres et donc de façon à toujours comprendre ce qui se joue et quels sont les enjeux pour votre processus de recrutement.

*le ROI, c’est-à-dire le rendement ou taux de profit, « ratio financier qui mesure le montant d’argent gagné ou perdu, par rapport à la somme initialement investie dans un investissement » selon la définition Wikipédia.