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Votre manière de répondre aux candidatures est déterminante, à la fois en termes d’image et de qualité de communication, et en termes d’efficacité. Il ne faut donc pas la négliger et peser chacun de vos choix, dans la méthode que vous privilégierez. N’oubliez jamais que votre réponse par e-mail, avant même l’entretien téléphonique, c’est la pierre fondatrice de toute votre relation future avec le candidat qui deviendra peut-être votre salarié. Si le feeling est bon, le relationnel à venir le sera également. A l’inverse, une relation mal démarrée est souvent beaucoup plus compliquée à remettre sur de bons rails. Alors autant soigner la relation dès le premier mot échangé !

Secret n°1 : Evitez les redirections

Il est fondamental de maitriser la chaîne de communication et le process des réponses aux candidats de bout en bout. Dans l’idéal, centralisez la gestion des candidatures à un interlocuteur unique. Cela permet au candidat de savoir à qui il doit s’adresser directement et immédiatement. Mais cela n’est possible que dans les petites structures, quand la masse des réponses ne représente pas plus de quelques dizaines de mails. Dans les plus grandes entreprises, il faut vous organiser pour que les mails de candidatures soient centralisés en sous-groupes, puis en « sous sous-groupes etc….. De manière, par exemple à ce que chaque manager s’occupe des recrutements dans sa propre équipe, et que ce soit lui qui réponde personnellement par mail à chaque candidature qui le concerne. Les redirections de mails d’un service à l’autre, d’un manager à l’autre ou d’une filiale à une autre sont catastrophiques car elles favorisent la déperdition de candidatures.

Secret n°2 : Orientez bien les candidats dès l’offre d’emploi

On peut avoir un excellent candidat, très intéressant, à fort potentiel, qui ne saura pas forcément mettre les bonnes indications en objet de son mail de candidature : donnez-lui les bonnes consignes dès l’offre d’emploi pour que cela n’arrive pas ! Dites-lui précisément quel processus suivre, à quel interlocuteur écrire ou téléphoner avec les coordonnées exactes et directes de la personne habilitée à répondre à sa candidature. Soyez précis, factuel, rigoureux, prenez-le par la main pour lui montrer le bon chemin : cela vous fera gagner du temps et vous éviterez de passer à côté de candidats intéressants, parce que leur mail ne serait pas lu, parce qu’il atterrirait au mauvais endroit, parce qu’il recevrait un refus mal à propos….

Secret n°3 : Minimisez le taux de rebond

C’est le taux qui désigne le nombre de fois où un candidat va sur le site internet dédié à vos recrutements et ne dépasse pas la page d’accueil : plus ce taux est élevé, moins c’est bon. Pour être efficace dans vos recrutements et perdre le moins de candidatures possibles en route, il faut donc être infaillibles au niveau de votre site internet dédié. N’hésitez pas à faire appel à un partenaire spécialisé, un site dédié à l’emploi qui saura exactement quoi faire et comment gérer l’arrivée des candidatures qui vous sont destinées, à qui les faire suivre, comment les traiter, y répondre si vous le souhaitez. Vous obtiendrez une amélioration logique de votre efficacité organisationnelle, mais aussi de votre marque employeur et de votre attractivité auprès des talents.

Secret n°4 : Ayez le « réflexe mail »

Le nombre de candidatures par mail a explosé depuis 2015 : près de 60% des postulants aujourd’hui, 90% d’ici 2025. Le bon réflexe, c’est de mettre en place des réponses type adaptées à chaque scénario de recrutement. Ensuite, la personne qui répond au candidat n’a plus qu’à ajouter quelques éléments pour personnaliser son courrier. Si vous passez par un jobboard, il pourra vous fournir des outils pour cela : par exemple des modèles types, un logiciel pour personnaliser les réponses, une CVthèque pour les candidatures que vous ne gardez pas mais que vous mettez de côté pour plus tard.