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Lorsqu’un candidat répond à une offre d’emploi déposée par un recruteur, aujourd’hui encore, dans 8 cas sur 10 il ne reçoit strictement aucune réponse. Evidemment, le message est clair à travers cette omission : vous n’êtes pas pris, nous ne voulons pas de vous, votre candidature ne nous intéresse pas. Et pourtant, malgré la limpidité de ce que cette non-réponse implique, c’est une grossière erreur stratégique de la part du recruteur, pour plusieurs raisons : d’abord, ce candidat ne vous intéresse pas pour ce poste là, mais qu’est-ce qui vous dit qu’il ne vous intéressera pas, demain, pour un autre poste sur lequel vous le jugerez, cette fois, parfaitement en adéquation ? Sauf que, si vous lui avez simplement opposé un silence glaçant à sa dernière candidature, il y a peu de chance qu’il ait encore envie de postuler à une prochaine offre, quand bien même lui correspondrait-elle encore mieux. Vous vous privez donc définitivement, par cette attitude de non-dit dédaigneux, d’un candidat dont vous pourriez pourtant un jour être ravi de disposer.

Deuxièmement, vous vous exposez ainsi à un sévère bouche-à-oreille négatif : si tous les candidats qui ne vous intéressent pas ne reçoivent pour toute réponse que l’immensité de votre indifférence, ils ne vont pas se gêner pour diffuser autour d’eux leur retour d’expérience, avec il va de soi, une tonalité extrêmement négative. Mauvais, ça, pour votre image, pour votre marque employeur, pour votre réputation, aussi bien auprès de tous les futurs candidats qu’auprès de vos salariés actuels comme de vos prestataires, actionnaires ou clients (le jour où je ne les intéresserai plus, c’est donc ainsi qu’ils me traiteront ?, risquent-ils de penser). Bad buzz, bad stratégie, bad feed back. Voilà pourquoi il est indispensable de prendre le temps de répondre, en tant que recruteur, à l’ensemble des postulants sur une offre d’emploi, y compris ceux que vous ne retenez pas. Et ce, dès la première sélection. Mais si répondre, c’est bien, bien répondre, c’est mieux ! Car une réponse mal perçue, mal reçue, mal jugée, aura le même effet négatif que pas de réponse du tout. Voici donc quelques conseils pour vous y prendre dans les règles de l’art.

Répondre aux candidatures négatives

Un candidat qui vous répond, qui vous propose ses services, qui postule, cela signifie quelque chose : cela signifie qu’il a envie de rejoindre l’entreprise, qu’elle l’intéresse, qu’il en a une idée positive, que son a priori sur vous est favorable. C’est cela qu’il faut à tout prix conserver et réussir à capitaliser, pour améliorer votre marque employeur, même en ce qui concerne les candidats que vous ne retenez pas pour le moment.  Pourquoi ?

« Même si vous répondez de manière simple, courtoise, mais rapide et personnalisée, le candidat recevra bien le refus, et se dira que vous ne le méprisez pas, que vous ne l’ignorez pas, que vous êtes des gens bien, respectueux de qui s’intéresse à vous et votre entreprise. En le ménageant au moment du refus, en lui adressant un retour qui tient compte de qui il est, de son profil, de ce qu’il vous a proposé, de ses idées, son expérience, ses valeurs, en montrant que vous dites non MAIS que vous avez bien examiné son offre, vous lui permettrez de bien digérer ce refus, de ne pas se décourager de postuler à nouveau une autre fois peut-être, et surtout, vous gardez intact cet a priori positif qu’il avait de vous. Donc, vous le gardez comme ambassadeur de qui vous êtes. »

Un professeur à l’Institut Européen de Management Social

« En clair, vous renforcez votre marque employeur même auprès des candidats que vous éconduisez, car vous ne détériorez pas l’image qu’ils ont de votre entreprise, au contraire, vous la confirmez même dans la posture du refus. C’est primordial ! C’est ainsi que petit à petit, vous renforcez le fantasme même de ceux qui veulent venir travailler avec vous et pour vous, vous cultivez le rêve professionnel que vous représentez pour les candidats, vous restez certes inaccessible (par le refus) pour le moment, mais vous insistez sur le fait que ce n’est que provisoire, que les espoirs restent permis, que vous appréciez la démarche de tous les candidats de s’adresser à vous, et que vous leur en exprimez de la gratitude. Car même les candidats dont vous refusez la candidature (et d’ailleurs, surtout ceux-là) sont de potentiels juges de votre marque employeur, par leurs retours sur internet, les notes, appréciations, labels etc… qu’ils vous attribueront ».

Offrir une vraie « expérience candidats »

Dans le même ordre d’idées, ne cédez pas à la facilité d’envoyer à tous les candidats éconduits une réponse toute faite, une bafouille « type » sans personnalité ni envergure. Car l’effet négatif sera le même, voire peut-être pire, que pas de réponse du tout. « Un candidat apprécie de savoir que vous lui répondez en tant que personne unique, que vous avez lu ses propositions, que vous connaissez réellement son profil et que vous lui refusez le poste après lui avoir accordé cependant toute votre attention », explique une experte de l’Observatoire de la Santé psychologique au Travail. « Dire non, mais avec une réponse personnalisée, attentive, qui insiste sur des détails spécifiques à la candidature écartée, c’est une manière de dire au candidat que cette fois ce n’est pas pour lui, mais que vous avez malgré tout bien étudié son profil et que vous prenez votre décision en connaissance de cause, donc de manière juste et équitable. Ce qui, pour lui, représente un échec plus facile à digérer que s’il a le net sentiment que vous lui répondez comme à X autres malheureux, avec les mêmes formules toutes faites, et que donc, vraisemblablement, vous n’avez même pas lu jusqu’au bout sa lettre de motivation ou son CV… ». Au contraire, prendre le temps de personnaliser votre réponse, avec des indices qui montreront au candidat que c’est bien à lui que vous répondez de manière toute particulière, et à personne d’autre, qu’il n’est pas un candidat lambda parmi d’autres, c’est vous assurer de lui offrir une vraie expérience candidat, même si elle s’arrête là. Donc, de positiver cette expérience en lui montrant que vous valorisez sa candidature même si vous ne la retenez pas. Et ainsi, de transformer en « souvenir agréable », donc en « retour expérience positif », quelque chose qui pourtant est un refus. « Vous transformez l’échec en ‘ce n’est pas pour cette fois mais au moins maintenant ils savent qui je suis et ce que je vaux, ils m’ont repéré’ », conclut la psychologue.

De l’importance de bien traiter TOUTES les candidatures (même si elles sont nombreuses)

Il peut sembler difficile, à l’ère du numérique, de gérer de manière personnalisée toutes les candidatures reçues, et de cajoler individuellement chaque postulant, y compris ceux que l’on ne souhaite pas recruter pour l’instant. « C’est ici qu’il devient souvent nécessaire, et même vital, de passer un partenariat avec un Jobboard, un site internet dédié à l’emploi, car il va pouvoir faire ce que vous, vous ne pouvez pas assumer seul en tant que RRH : il va pouvoir gérer de manière personnalisée l’ensemble des candidatures qui vous sont adressées, même si elles arrivent en masse, grâce à un ATS (Applicant Tracking System), un logiciel qui va permettre de gagner en qualité dans le recrutement, tout en affrontant la multiplicité des candidatures et en préservant votre marque employeur : cela vous permet, grâce à ce type de partenariat, de cumuler les avantages de manière très rentable », explique ainsi un consultant en stratégies RH et professeur à l’ESSEC. « D’une part, vous disposez directement d’un site carrière attractif et entièrement dédié à vos offres d’emplois. D’autre part, il va multi-diffuser pour vous ces offres à pourvoir dans votre entreprise. Enfin, il va justement simplifier pour vous à la fois le nombre des candidatures, et leur traitement, avec des réponses automatisées et pourtant personnalisées à vos différents candidats, qu’ils soient retenus ou non. Ce qui va, enfin, vous permettre de thésauriser sur ces candidatures en vous créant votre propre CVthèque : les profils auxquels vous aurez répondu par un refus, mais avec les formes et la manière, restent des profils intéressants pour vous : il y a une règle d’or en matière de relationnel avec les candidats, c’est de ne jamais insulter l’avenir. Celui qui ne vous intéresse pas aujourd’hui peut être votre candidat idéal demain sur un autre poste ».

Garder un lien avec les candidats du vivier afin de les fidéliser

Mieux encore : gardez un lien avec tous ces candidats de votre vivier : envoyez leur votre newsletter, vos communiqués de presse, et régulièrement, des mails personnalisés (là aussi grâce à votre partenaire Jobboard) pour leur demander où ils en sont dans leur carrière et leurs recherches, si votre entreprise les séduit toujours, s’ils ont regardé récemment vos dernières offres d’emploi etc…. « C’est important de donner le sentiment que vous ne les oubliez pas, que vous restez attentifs », confirme une chercheuse à la Toulouse School of Management. « Ils vous le rendront au centuple en renforçant et en développant votre marque employeur à l’extérieur ; et si, un jour, vous finissez par les recruter, vous verrez : ce seront vos employés les plus fidèles, les plus loyaux, et vous gagnerez aussi du temps et de l’argent sur l’étape de leur intégration, car leur onboarding sera très facile : comme ils auront déjà le sentiment d’appartenir à l’entreprise, ou en tout cas d’avoir noué avec elle des liens particuliers et déjà anciens, ils s’intégreront beaucoup plus facilement et rapidement, et seront efficaces très vite également. Ils auront déjà acquis vos valeurs, votre mode de fonctionnement, et vos perspectives ».